Письмо Минфина России от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169

Вопрос: О страховых взносах с неизрасходованных подотчетных сумм, выданных работнику на представительские расходы, если остаток денежных средств им не возвращен и не удержан из его зарплаты.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 30 апреля 2025 г. N 03-15-06/44169

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение, поступившее на официальный сайт Минфина России 24.04.2025, по вопросу обложения страховыми взносами неизрасходованных подотчетных сумм, выданных работнику на представительские расходы, если остаток денежных средств не возвращен им в кассу (на расчетный счет) организации и не удержан из заработной платы работника, и сообщает следующее.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений.

Пунктом 1 статьи 421 Кодекса установлено, что база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При этом для признания выплат работнику компенсационными необходимо их документальное подтверждение.

Вместе с тем пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. При этом работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем юридического лица, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таким образом, если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также работодателем принято решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Заместитель директора Департамента

В.А.ПРОКАЕВ

30.04.2025