Быстро и без ошибок: в Москве упростили документооборот для бухгалтеров
Все централизованные бухгалтерии Москвы перешли на формирование графика документооборота в автоматизированном режиме. Новый сервис, разработанный Департаментом финансов совместно с Департаментом информационных технологий, добавлен в УАИС «Бюджетный учет» и доступен бухгалтерским службам столичных госучреждений.
График документооборота — порядок движения первичных учетных документов, необходимых для отражения фактов хозяйственной жизни госучреждений. Ранее он существовал в бумажном виде и мог содержать сотни страниц. Создание графика для каждого входящего в контур централизованного бухгалтерского учета городского учреждения и последующая актуализация данных отнимали у бухгалтеров до нескольких дней. Теперь его формирование и обновление в электронном виде осуществляется за считаные минуты в режиме онлайн.
Сервис сам учитывает специфику конкретного учреждения, распределяет роли и ответственность участников процесса, направляет документы по нужным маршрутам и контролирует сроки их обработки. Он снижает нагрузку на бухгалтерские службы, минимизирует риск ошибок и исключает влияние человеческого фактора, а также обеспечивает идентичность процессов и единую методологию ведения учета во всех централизованных бухгалтериях города. Такой подход не имеет аналогов в бюджетной сфере других регионов России.
«Мы последовательно переводим ключевые процессы в цифровой формат. Переход на электронный график документооборота — еще один важный шаг в развитии единой модели централизованного бюджетного учета, которая позволила регламентировать и унифицировать бухгалтерские операции, формировать отчеты в автоматическом режиме и увеличить производительность труда бухгалтеров. В результате город получает своевременную и точную информацию, необходимую для принятия взвешенных управленческих решений», — отметила министр Правительства Москвы, руководитель Департамента финансов Москвы Елена Юрьевна Зяббарова.
Переход на электронный формат стал возможен благодаря использованию технологических карт — цифровых описаний процессов бюджетного учета, которые охватывают полный жизненный цикл каждого учетного документа: от его создания до отражения в отчетности. Сегодня в системе утверждено более 900 таких карт. Они синхронизируют действия органов власти, государственных учреждений и централизованных бухгалтерий.
В Москве работают уже 22 централизованные бухгалтерии, в контуре которых около полутора тысяч столичных госучреждений. Единая модель предусматривает общие правила ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности с использованием единого рабочего плана счетов и форм документов. При этом она остается гибкой и адаптируется под отраслевую специфику учреждений.
Как рассказали в столичном Департаменте информационных технологий, стандартизация и цифровизация бухгалтерских процессов открыли доступ к сбору и анализу больших объемов финансовых данных на любом уровне — начиная с первичного и отраслевого и заканчивая общегородским. Собранная информация дает возможность объективно оценивать результативность деятельности учреждений, сопоставлять достигнутые показатели между собой, а также формировать целостное представление об обеспеченности организаций кадрами и ресурсами.
Справочно
В пилотировании функционала формирования графика документооборота в электронном виде приняли участие учреждения Москвы, подведомственные Департаменту труда и социальной защиты населения, Департаменту национальной политики и межрегиональных связей, Департаменту региональной безопасности и противодействия коррупции, Департаменту средств массовой информации и рекламы, Департаменту финансов, Департаменту по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности, Префектуре Юго-Восточного административного округа , а также Департамент по обеспечению деятельности мировых судей.