Скан­копия: не первичный документ?

А. Р. Арсеньева

Скан­копии в хорошем качестве отображают документ, сохраняя его содержание, а также печати, подписи и другие составляющие, необходимые для его применения. Но дает ли это право признавать скан­копию первичным документом?

А. Р. Арсеньева, консультант

Цифровизация расширила возможности, в том числе и в отношении вида документов. Привычные бумажные носители дополнились электронными. Также появились скан-копии, которые в некотором смысле можно считать симбиозом бумажного и электронного документа — внешне оформлены как бумажный документ, но его можно передать по информационно-телекоммуникационным сетям.

Бумажный документ — это физический носитель информации, созданный на бумаге и содержащий текстовые, графические или комбинированные данные. Подписывается и заверяется печатями «вручную».

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он имеет юридическую силу, равную с оригиналом бумажного документа с «живыми» подписями.

Скан-копия (скан-образ) — документ, изначально созданный на бумажном носителе и преобразованный в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов. В случае заверения электронной подписью заявителя скан-копия может признаваться электронной копией бумажного документа.

Каждый факт хозяйственной жизни отражается в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и (или) сводных учетных документов (п. 20 СГС «Концептуальные основы», п. 1 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ).

Используемая в бухгалтерском учете первичная документация должна отвечать нормам действующего законодательства, в том числе в части оформления электронной формы документов.

В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона № 402‑ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Независимо от вида документа, он должен быть подлинником.

Приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. № 30-ст утвержден «ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2025), вступивший в силу 1 марта 2025 года. Согласно пункту 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025, подлинником документа является первый или единственный экземпляр (в установленных случаях — один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа. Подлинник электронного документа — любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения. В различных ситуациях могут быть созданы:

• дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника (п. 24 ГОСТ Р 7.0.8-2025);
• копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2025).