Бухгалтерский электронный документооборот
Тренд сегодняшнего дня — применение электронных документов и регистров бухгалтерского учета. В статье рассказывается о решениях «1С» для организации безбумажного документооборота внутри учреждения.
К. В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С»
C 2023 года для всех учреждений станет обязательным применение форм электронных документов и регистров учета, утвержденных приказами Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н, от 15 апреля 2021 г. № 61н. Список электронных документов будет расширяться.
Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, далее — ЭД, содержат описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении ЭД, а именно:
- перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании ЭД, и порядок их следования;
- зоны ответственности подписантов ЭД — информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
- вид электронной подписи (ЭП) каждого подписанта — простая либо усиленная квалифицированная.
С каждым ЭД могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько ЭП разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.
Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
По мере ввода в действие новых форм ЭД в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» включаются соответствующие формы. В небольших учреждениях для оформления ЭД можно использовать возможности внутреннего ЭДО редакции 2 типовой конфигурации программы.
Версия КОРП программы позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями централизованных информационных систем — формирование и обмен информацией по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:
- поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
- разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной (квалифицированной) ЭП и последующее хранение этих данных;
- защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Подсистема «Процессы обработки документов», входящая в состав версии КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде шаблонов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).
Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры ЦОДа, но также сотрудники договорного, планового отделов, лица, ответственные за сохранность имущества, подотчетные лица, члены инвентаризационных комиссий, комиссий по поступлению и выбытию активов, руководители подразделений, согласующие и утверждающие документы, и другие работники субъекта централизованного учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.
Применение подсистемы «Процессы обработки документов» позволяет:
- разграничить полномочия сотрудников субъекта централизованного учета и ЦОДа;
- контролировать качество данных и исполнительской дисциплины за счет возможности проверки соблюдения графиков документооборота;
- вести мониторинг показателей и анализ эффективности деятельности.
Технологии, которые включены в версию КОРП, в течение ряда лет апробированы на крупных федеральных и региональных проектах масштаба субъекта России.