Практические вопросы контроля заработной платы и отпускных

Н. М. Гусева

На страницах журнала мы постоянно уделяем внимание вопросам этой и связанным с ней темам^[1].

Зарплата за первую половину месяца

Тема выплаты зарплаты за первую половину месяца (далее — аванс) по-прежнему актуальна.

Зарплату следует выплачивать не позднее 15-го числа после окончания периода, за который она начислена. Крайний срок выдачи аванса — 30-е или 31-е число текущего месяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда России от 12 марта 2019 г. № 14-2/ООГ-1663).

Между зарплатой и авансом должно пройти не больше 15 дней. Например, если аванс 20-го числа, то зарплату нужно выдать 5-го числа следующего месяца. Если аванс 25-го, то зарплата — не позднее 10-го.

Если интервал между авансом и зарплатой больше 15 дней, то Государственная инспекция труда (ГИТ) может оштрафовать работодателя в соответствии со статьей 5.27 КоАП России. Как показывает опыт регионов, этот вопрос проверяют и органы прокуратуры.

В документах следует избегать общих формулировок: «заработная плата выплачивается не позднее 10-го и 25-го числа каждого месяца». Необходимо четко прописать, что, например, 25-го числа выплачивается зарплата за первую половину месяца, а 10-го числа — за вторую.

Однако требование выдавать зарплату не реже чем каждые полмесяца работодатель может выполнить не всегда. Так, если сотрудника приняли на работу с 1-го по 15-е число, первые выплаты (аванс) он получит в конце месяца. Поэтому в Правилах трудового распорядка или положении об оплате труда следует прописать специальный порядок оплаты труда за первый месяц работы для новых сотрудников: «Если сотрудник принят до 15-го числа календарного месяца, то за первый месяц выдача заработной платы за фактически отработанное время в первой половине месяца производится дважды: 15-го числа вместе с оплатой труда других сотрудников за вторую половину прошлого месяца и 30-го числа текущего месяца».

Для новых сотрудников можно установить промежуточный аванс, тем самым обезопасить учреждение от возможных претензий проверяющих.

Переплата: как проконтролировать и исправить?

В практике нередки случаи переплат зарплаты и отпускных. Рассмотрим, как действовать, если допустили переплату: когда и сколько можно удержать, какие документы оформить и как отразить операции в бухучете.

Удержание излишне выплаченной зарплаты

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если (ст. 137 ТК РФ):

• переплата произошла из-за счетной ошибки в арифметических подсчетах;
• доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое комиссией по трудовым спорам или судом;
• ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, он подал в бухгалтерию неправильные документы.

В остальных случаях ошибочно выплаченные суммы удержать с сотрудника нельзя — он может возместить их только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда России от 20 января 2012 г. № 59-В11-17 (далее — Определение № 59-В11-17)).

Предельный размер удержаний из месячной зарплаты сотрудника — не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).

При переплате ошибку исправляют одним из трех способов:

• дополнительной бухгалтерской записью. Например, если не начислили какие-либо выплаты либо начислили в меньшем размере;
• внесение правки способом «Красное сторно». Например, если начислили лишние выплаты либо начислили в большем размере;
• внесение правки способом «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью. Например, если зарплату отразили неправильно на бухгалтерских счетах.

Дата исправления — дата обнаружения ошибки. Исправительные записи оформляют Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) и включают в Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071).

ПРИМЕР

Бухгалтер бюджетного учреждения обнаружил в январе, что в расчете зарплаты за декабрь прошлого года была допущена счетная ошибка, из-за которой сотруднику начислена излишняя сумма.

Учреждение платит взносы на травматизм по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы — по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу сотрудника не превысила с начала года лимиты по взносам.

В день обнаружения ошибки бухгалтер сторнировал излишне начисленные зарплату и взносы, а также излишне удержанный НДФЛ. В учете бухгалтер сделал следующие записи (таблица 1).

Таблица 1

Операции по исправлению ошибок бухгалтер отразил в Журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071). На его основе бухгалтер заполнил Сведения об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773) — графу 6. На их основе в годовой отчетности бухгалтер уменьшит входящие остатки по расчетам с сотрудниками, по налогам и страховым взносам:

В Балансе государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730);

Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769).

Рассмотрим важные особенности контроля заработной платы и отпускных на практических примерах.

Вопрос? Учредитель решил поощрить руководителя по результатам работы за квартал. Когда пришел приказ о премировании, бухгалтерия уже начислила зарплату за истекший месяц и отправила в казначейство заявки на кассовый расход. Можно ли выплатить премию вместе с зарплатой за первую половину месяца? В какие сроки перечислить НДФЛ и страховые взносы с премии, если мы выплатим ее в аванс?

Ответ. Выплатить премию в день выплаты зарплаты за первую половину месяца можно, если трудовой коллективный договор или локальный акт не запрещают так поступить. Удержать НДФЛ из премии необходимо в день, когда руководителю выдали ее из кассы или перечислили на счет в банке, а перечислить налог следует не позднее следующего рабочего дня (п. <я>4, <я>6 ст. 226 НК РФ).

В базу для расчета страховых взносов премия попадает в том месяце, когда ее начислили. Перечисляют взносы не позднее 15-го числа следующего месяца (<я>п. 1 ст. 424 и <я>п. 3 ст. 431 НК РФ). Дата выдачи премии не влияет на срок начисления и уплаты взносов.

Вопрос? Возможно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу?

Ответ. Нет, нельзя. Сотруднику предлагают вернуть излишне полученные средства. Если он откажется, следует обратиться в суд.

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (<я>ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты, то есть арифметическая ошибка в расчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, Определение № 59-В11-17).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации учреждению придется доказать в суде, что действия его сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе учреждения;

ведомость или расходный кассовый ордер на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;

документы, которые подтверждают сумму начисленной сотруднику зарплаты: расчетные ведомости, лицевой счет.

Вопрос? Можно ли переплату по зарплате удержать из оплаты по листку временной нетрудоспособности (больничного)?

Ответ. Удержать переплату из больничного нельзя. Удержания по инициативе учреждения возможны в строго определенных случаях и из заработной платы сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Пособие по временной нетрудоспособности — это страховая выплата, которая не является оплатой труда и не включается в заработную плату сотрудника (ст. 129 ТК РФ, Закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Вопрос? В организации работает уборщица, зарплату которой начисляют за счет средств субсидий: оклад, персонально повышающий коэффициент, надбавку за выслугу лет и ежемесячную премию. Данные выплаты при начислении суммарно оказываются меньше МРОТ. Однако данный сотрудник получает также еще одну выплату ежемесячно: премию из средств от приносящей доход деятельности, и вместе с этой премией заработная плата за месяц составляет сумму, большую МРОТ. Должны ли мы доплачивать до МРОТ из средств субсидий, если доля субсидии в заработной плате недотягивает до МРОТ, а сумма всей зарплатной платы больше МРОТ?

Ответ. В состав зарплаты, которую сравнивают с МРОТ, региональным либо отраслевым минимумом, входят основная зарплата сотрудника по тарифной ставке или оклад, компенсационные выплаты, стимулирующие выплаты, премии и другие поощрительные выплаты (ст. 129 ТК РФ).

Берут общую сумму оплаты труда, включая вознаграждение за труд, доплаты и надбавки, стимулирующие выплаты, и сравнивают эту сумму с МРОТ, региональным либо отраслевым минимумом.

Правила учета премии при сравнении зарплаты с МРОТ зависят от ее вида. В сравнение с МРОТ включают премии за трудовые показатели — ежемесячные, квартальные и годовые. Также включают в расчет разовые премии за выполнение отдельных специальных задач, например, за особые поручения.

Разовые премии ко дню рождения, к профессиональному празднику и другие аналогичные выплаты не учитывают. Такие премии с оплатой труда не связаны и относятся к социальным выплатам.

Премию за квартал или год учитывают только в месяце, в котором она начислена. Если в остальные месяцы зарплата будет ниже МРОТ, следует доплатить сотруднику до минимума (письмо Минтруда России от 5 июня 2018 г. № 14-0/10/В-4085).

Таким образом, если общая сумма зарплаты сотрудника с учетом премии больше МРОТ, то доплачивать до МРОТ за счет целевой субсидии не нужно. МРОТ сравнивают с общей суммой зарплаты конкретного сотрудника независимо от источника финансирования.

Вопрос? Казенное учреждение расположено в районах Крайнего Севера. Фонд оплаты труда работников учреждения формируется на календарный год исходя из доведенных лимитов.

При формировании фонда учитываются выплаты компенсационного и стимулирующего характера, за исключением следующих выплат стимулирующего характера:

• премий за основные результаты работы (месяц, квартал, год);
• премий за выполнение особо важных и срочных работ;
• единовременных премий.

Указанные выплаты могут производиться за счет средств ФОТ, с учетом возможной экономии ФОТ в целом. Премии могут выплачиваться как в процентном отношении к окладу, так и в абсолютной величине.

Необходимо ли начислять районный коэффициент и процентные надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера на единовременную премию, выплаченную в абсолютном размере?

Ответ. Надбавку за стаж работы в районах Крайнего Севера и районный коэффициент начисляют на фактический заработок сотрудника, в том числе на вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год, которые предусмотрены системой оплаты труда.

Не начисляют надбавку на выплаты, носящие разовый поощрительный характер. Например, премии к юбилеям, праздникам и т. д. Такой подход подтверждается пунктом 19 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2, и решением Верховного суда России от 1 декабря 2015 г. № АКПИ15-1253.

Вопрос? В марте 2021 года по месту основной работы в казенном учреждении у работника было произведено удержание НДФЛ с отдельной выплаты. В августе 2022 года обнаружили переплату по НДФЛ. Имеет ли право работник в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса обратиться к работодателю с письменным заявлением на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ?

Какими бухгалтерскими записями оформляется факт хозяйственной жизни по возврату работнику в текущем году НДФЛ, удержанного в прошлом году?

Ответ. В общем случае излишне удержанные суммы НДФЛ налоговый агент обязан вернуть сотруднику. За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в учреждение, которое удержало налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать заявление в произвольной форме на имя руководителя учреждения.

Заявление о возврате налога сотрудник может подать в течение трех лет с момента его удержания (п. 7 ст. 78 НК РФ). Если этот срок прошел, то работник не имеет права обратиться к работодателю с заявлением на возврат.

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанные и подлежащие перечислению в бюджет (п. 3 ст. 231 НК РФ):

• из доходов того же человека, у которого возникла переплата (например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в учреждении);
• из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым учреждение является налоговым агентом.

Отдельные бухгалтерские записи не требуются. У учреждения отражена дебиторская задолженность по счету 0 303 01 000 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» в связи с переплатой НДФЛ. Зачет переплаты в счет будущих платежей можно не отражать в бухучете: сумма задолженности перед бюджетом не изменяется, а увеличиваются обороты по счету конкретного налога. Учреждение уменьшит уплачиваемую сумму налога на сумму переплаты, и дебетовое сальдо по соответствующему счету уменьшится или полностью погасится. Кроме того, работник может обратиться в налоговую инспекцию.

Так, сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату по письменному заявлению (заявлению, представленному в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по телекоммуникационным каналам связи или представленному через личный кабинет налогоплательщика) налогоплательщика в течение одного месяца со дня получения налоговым органом такого заявления (письмо ФНС России от 18 августа 2022 г. № БВ-3-8/8836@).

Вопрос? Нужно ли при расчете отпускных учитывать стимулирующие выплаты, начисленные сотруднику за счет средств гранта?

Ответ. Да, нужно — при условии, что такие выплаты предусмотрены системой оплаты труда.

При расчете среднего заработка для оплаты отпускных учитывается вся зарплата сотрудника независимо от источников выплаты (ст. 139 ТК РФ, <я>п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 г. № 922). Поэтому, если стимулирующие выплаты, начисленные сотруднику за счет средств гранта, предусмотрены системой оплаты труда, их нужно учесть при расчете отпускных.

Следует учитывать, что отпускные нужно рассчитывать и выплачивать отдельно за счет субсидий, выделенных на выполнение госзадания, и отдельно — за счет средств гранта. Для этого при получении гранта необходимо зарезервировать средства на выплату отпускных и согласовать это с грантодателем. Это связано с тем, что субсидии предоставляются учреждению на конкретные цели (в частности, на выполнение госзадания) (п. 1 ст. 78.1 БК РФ, п. 6 ст. 9.2 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ, п. 3, 4 ст. 4 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ).

Вопрос? Применяются ли с 1 января 2021 года в части, не противоречащей Трудовому кодексу, Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные Народным Комиссариатом Труда СССР 30 апреля 1930 г. № 169 (далее — Правила № 169)?

Ответ. Условия и порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работника регулируются главой 19 Трудового кодекса. Вместе с тем Трудовой кодекс не устанавливает общий порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск, за исключением статьи 291, согласно которой работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, компенсация выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении в случае, когда рабочий год полностью не отработан, закреплен в пункте 28 Правил № 169 (согласно статье 423 Трудового кодекса применяются постольку, поскольку они не противоречат Трудовому кодексу). Так как в статье 127 Трудового кодекса этот принцип напрямую не установлен, следует руководствоваться данными Правилами № 169 в части пропорциональности выплаты компенсации (письмо Минтруда России от 25 июля 2022 г № 14-2\ООГ-4884).

Вопрос? Облагается ли НДФЛ компенсация, выплачиваемая работодателем за задержку зарплаты, взысканная на основании решения суда с организации-работодателя?

Ответ. Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

В соответствии со статьей 164 Трудового кодекса компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной стопятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ).

Также исходя из положений статьи 237 Трудового кодекса подлежит возмещению в денежной форме моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя.

Выплата денежных компенсаций работникам при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы относится к мерам материальной ответственности работодателя за нарушение договорных обязательств перед работниками и не является возмещением затрат работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Налогового кодекса.

Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, содержится в статье 217 Налогового кодекса.

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса не облагаются НДФЛ, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку компенсация работникам при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы за нарушение договорных обязательств перед работниками не является возмещением затрат работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, то она облагается НДФЛ в установленном порядке (письмо Минфина России от 27 мая 2022 г. № 03-04-06/50079).

^[1] Контроль отпускных. Особенности практики 2020–2021 годов, № 8/2021. С. 40–43;Региональная система оплаты труда в здравоохранении, № 9/2021. С. 28–34; Вопросы финансово-хозяйственной деятельности государственных бюджетных учреждений, № 12/2021. С. 43–47; Временная приостановка работы — ищи виноватого, № 5/2022. С. 28–32; Новое в системе оплаты труда в учреждениях, № 6/2022. С. 42–47; Вынужденный прогул: работодатель был неправ, № 9/2022. С. 39–43.