Применение новых унифицированных форм документов

09.09.2022 № 9 сентябрь 2022 Версия для печати Все материалы сайта

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы таких документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Рассмотрим электронные документы учета.

Т. А. ФЕТИСОВА, ведущий эксперт, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса

Методические рекомендации № 52н^{^[1]}

Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные Методическими рекомендациями № 52н, применяются субъектами учета (всеми типами учреждений!) согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

В первую очередь в целях обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией), были разработаны унифицированные формы электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета (п. 4, 5 Методических рекомендаций № 52н) (см. рисунок 1).

Рисунок 1

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, составленные в электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) (равнозначна документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством России) или простой электронной подписью (ЭП) (факт формирования электронной подписи определенным лицом).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Например, Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) (далее — Решение о командировании (ф. 0504512)) в электронном виде заполняется подотчетным лицом или лицом, уполномоченным на его заполнение.

В таблице «Место и сроки командирования» подраздела 1.1 «Служебное задание на командирование» раздела 1 «Условия командирования» отражаются сроки командирования работника (подотчетного лица), место назначения командирования, в соответствии с которыми формируется приказ руководителя о командировании работника (подотчетного лица). Указанная таблица подписывается ответственным лицом кадровой службы простой ЭП.

Информация, указанная в подразделах 1.1–1.3 раздела 1 «Условия командирования» и в разделе 2 «Обоснование командировочных расходов», подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного подразделения, формирующим задание по командировке, простой ЭП.

Планируемые расходы работника (подотчетного лица) рассчитываются на основании нормативов, установленных законодательством для категории, к которой относится работник (подотчетное лицо) в соответствии с занимаемой должностью.

Подраздел 2.2 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов» формируется, если планируемые расходы по командировке отличаются от установленного в соответствии с законодательством норматива расхода на командировку, предусмотренного для данной категории подотчетных лиц, и возмещаемых при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя (представителя нанимателя) или уполномоченного им лица.

Справочная информация о суммах задолженности по ранее выданным работнику денежным средствам под отчет, с указанием общей суммы задолженности, суммы задолженности, по которой работником представлены отчеты о расходах подотчетного лица (авансовые отчеты), не утвержденные на дату формирования справочной информации руководителем учреждения или уполномоченным им лицом, в том числе просроченная задолженность подотчетного лица, указывается должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Справочная информация о задолженности подписывается лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, или иным уполномоченным лицом простой ЭП.

В разделе 3 «Финансовое обеспечение» отражается информация о финансовом обеспечении работника (подотчетного лица), направляемого в командировку, в разрезе кодов бюджетной классификации, операций сектора государственного управления (КОСГУ), вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО) и финансовых годов в соответствии с которыми принимаются бюджетные и денежные обязательства.

Информация, указанная в разделе 3 «Финансовое обеспечение», подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом) простой ЭП.

Решение о командировании (ф. 0504512) утверждается руководителем учреждения, направившим работника в командировку, и подписывается ЭЦП.

Сканкопии первичных учетных документов

При межведомственном обмене информацией, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий (электронном документообороте), может быть предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов.

Внимание!

Если принятых данным приказом аналогов форм электронных документов нет в Методических рекомендациях № 52н, то такие документы и регистры с 1 января 2022 года применяются учреждениями на бумажном носителе.

При передаче скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированные на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Приказ № 61н^{^[2]}

Приказ № 61н применяется:

при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства России полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений с 1 января 2022 года;
при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2023 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).

Приказом утверждены электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета^{^[3]}.

Отдельно отметим введенный приказом Минфина России от 28 июня 2022 г. № 100н электронный первичный документ — Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) (далее — Заявка).

Заявка применяется в случае принятия решения:

о закупке за наличный расчет товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд субъекта учета;
в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг работником субъекта учета (подотчетным лицом), за исключением закупок, сведения о которых составляют государственную тайну;
при оформлении решения о выдаче денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) под отчет работнику (подотчетному лицу) в целях приобретения им товаров, работ, услуг (например, бензина, услуг по пересылке почтовых отправлений).

Информацию, указанную в разделе 2 «Решение об исполнении денежных обязательств через подотчетное лицо» Заявки, формирует и подписывает подотчетное лицо (иное уполномоченное лицо) простой ЭП. Руководитель структурного подразделения (иное уполномоченное лицо), в котором работает подотчетное лицо, подписывает информацию, указанную в этом разделе, простой ЭП.

Информация о ранее выданных суммах аванса, в том числе по просроченным суммам аванса, формируется справочно и подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы, на которую возложено ведение бухгалтерского учета, или иным уполномоченным лицом простой ЭП.

Заявка согласовывается руководителем учреждения (или лицом, им уполномоченным), осуществляющим в соответствии с переданными полномочиями оплату расходов по закупке подотчетному лицу (работнику), состоящему в штате субъекта учета, передавшего такие полномочия, и подписывается ЭЦП (при осуществлении таких полномочий).

Заявка утверждается руководителем субъекта учета (или лицом, им уполномоченным) с использованием ЭЦП.

В четвертом квартале 2022 года в Приказ № 61н будет внесен очередной пакет новых электронных форм документов (см. таблицу 1).

Таблица 1

Наименование документа	№ 52н	№ 61н
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)	ф. 0504104	ф. 0510454
Акт о списании транспортного средства	ф. 0504105	ф. 0510456
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря	ф. 0504143	ф. 0510457
Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону	ф. 0504205	ф. 0510458
Ведомость выдачи материальных запасов	ф. 0504210	ф. 0510459
Акт о списании материальных запасов	ф. 0504230	ф. 0510460
Акт о списании бланков строгой отчетности	ф. 0504816	ф. 0510462
Акт о результатах инвентаризации	ф. 0504835	ф. 0510463
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов	ф. 0504031	ф. 0509215
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов	ф. 0504032	ф. 0509216

Учетная политика

Субъект учета формирует учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, руководствуясь:

законодательством России;
СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»;
учетной политикой органа, осуществляющего полномочия и функции учредителя;
иными НПА, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В рамках учетной политики устанавливаются:

методы оценки объектов бухгалтерского учета, порядок признания (постановки на учет) и прекращения признания (выбытия из учета) объектов бухгалтерского учета и (или) раскрытия информации о них в бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и порядок его применения;
порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета;
формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством не предусмотрены обязательные для их оформления формы документов. Утвержденные субъектом учета формы документов бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать требованиям, предусмотренным СГС «Концептуальные основы»;
правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по представлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета;
правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота; технология обработки (представления (обмена) учетной информации при условии ведения бухгалтерского учета и (или) составления бухгалтерской (финансовой) отчетности централизованной бухгалтерией;

порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля;
порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты;
иные способы ведения бухгалтерского учета, необходимые для организации ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности субъектом учета.

Учетная политика может быть утверждена как единым документом (правовым актом), включающим всю совокупность способов ведения учета, так и отдельными правовыми актами. Учетная политика не должна содержать дублирующие установленные нормативные правовые акты, способы, методы учета.

Пример отражения результатов инвентаризации приведен на рисунках 2–5.

Рисунок 6. График документооборота (на примере при централизации)

Наименование документов/ информации	Ответственный за подготовку/ направление документа/ информации	Вид представления документа/ информации	Срок направления информации/рассмотрения/согласования/ утверждения документа	Должностное лицо, подписывающее документ/информацию	Уполномоченная организация		Назначение информации
Наименование документов/ информации		Вид представления документа/ информации		Должностное лицо, подписывающее документ/информацию	Срок обработки/ представления/ преобразования информации	Результат обработки информации	Кому и в какой срок направляется обработанная информация
Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)	Субъект централизованного учета	Электронный	Формирование средствами ГИИС «Электронный бюджет» и направление не позднее 5 рабочих дней до начала проведения инвентаризации	Ответственное лицо субъекта централизованного учета, инвентаризационная комиссия субъекта централизованного учета	Не позднее дня начала инвентаризации	Формирование проектов инвентаризационных описей	Для направления проектов инвентаризационных описей в субъект централизованного учета
Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)	Субъект централизованного учета	Электронный	Формирование средствами ГИИС «Электронный бюджет» и направление не позднее 2 рабочих дней до начала проведения инвентаризации	Ответственное лицо субъекта централизованного учета, инвентаризационная комиссия субъекта централизованного учета	Не позднее дня начала инвентаризации	Формирование проектов инвентаризационных описей	Для направления проектов инвентаризационных описей в субъект централизованного учета
Инвентаризационная опись, например (ф. 0504089)	Уполномоченная организация	Электронный	Формирование средствами ГИИС «Электронный бюджет» и направление в субъект централизованного учета не позднее дня начала инвентаризации	Ответственные лица уполномоченной организации	Х	Х	Для проведения инвентаризации
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) (при принятии решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов инвентаризационной комиссией)	Субъект централизованного учета	Электронный	Формирование, подписание электронными подписями и направление средствами ГИИС «Электронный бюджет» одновременно с формированием Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835)	Инвентаризационная комиссия субъекта централизованного учета, руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета	Одномоментно подписание документа в ГИИС «Электронный бюджет»	1) отражение факта хозяйственной жизни; 2) внесение сведений о перемещении объекта нефинансовых активов в Инвентарную карточку объекта нефинансовых активов (ф. 0504031)/ Инвентарную карточку группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032)	1) для отражения в Журналах операций (ф. 0504071), установленных правилами организации и ведения бюджетного учета, в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035), в Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213); 2) для отражения в Инвентарном списке нефинансовых активов (ф. 0504034)
Акт о приемепередаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448) с приложением копии регистра учета капитальных вложений (ф. 0509211) или Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215) и технической документации (паспорта) (при наличии), с приложением решения (распоряжения) уполномоченного органа/распоряжения ГРБС, с приложением выписки из ЕГРН — для объектов недвижимого имущества, для иных объектов, подлежащих регистрации в государственных реестрах — с приложением документа, подтверждающего указанную регистрацию при поступлении НФА	Субъект централизованного учета	Электронный образ (сканкопия)	Направление не позднее 1 (одного) рабочего дня после утверждения акта, полученного от передающей стороны	Ответственное лицо субъекта централизованного учета	Не позднее следующего рабочего дня со дня получения документа	Отражение факта хозяйственной жизни в учете	1) для отражения в Журналах операций (ф. 0504071), установленных правилами организации и ведения бюджетного учета, Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213); 2) для формирования Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)

График документооборота

Одним из документов, устанавливаемых учетной политикой учреждения, является график документооборота.

Рассмотрим график документооборота на примере централизации учета.

Общая часть графика документооборота в целях обеспечения его выполнения и недопущения нарушений, связанных с ведением бухгалтерского учета, при наличии в централизованной бухгалтерии информации, связанной с фактами хозяйственной жизни, по которым своевременно не представлены субъектом централизованного учета в централизованную бухгалтерию первичные учетные документы, должна содержать основные положения единого порядка взаимодействия между субъектом централизованного учета и централизованной бухгалтерией в части представления первичных учетных документов (порядок направления требования централизованной бухгалтерией субъекту централизованного учета о необходимости представления в письменной форме требования о представлении первичных учетных документов).

Схематично график документооборота приведен на рисунке 6 (страница ХХ).

Принятие объектов нефинансовых активов к учету

Для принятия объектов нефинансовых активов к учету предусмотрены:

Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452);

Акт о приемке-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).

Факты хозяйственной жизни, которые формируются в результате принятия объектов к учету, отражаются на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» с последующим отражением в Карточке (ф. 0509211), которая применяется для оформления в электронном виде учета операций по вложениям в объекты основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, объекты имущества в концессии, имущества казны, в целях формирования сумм фактически произведенных капитальных вложений в объекты нефинансовых активов (формирования стоимости объектов нефинансовых активов).

Схематично отражение капитальных вложений в Карточке можно представить на рисунке 8.

Решение (ф. 0510441) применяется для принятия к бухгалтерскому учету объектов основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых устанавливается срок эксплуатации в связи с их:

приобретением;
созданием хозяйственным способом;
реконструкцией (модернизацией), дооборудованием.

Решение (ф. 0510441) формируется на каждый объект недвижимого имущества. На объекты движимого имущества Решение (ф. 0510441) может формироваться как на каждый объект нефинансовых активов, так и на группу объектов, за исключением объектов движимого имущества, по которым проводились работы по реконструкции, модернизации, дооборудованию.

После принятия объекта к учету Решение (ф. 0510441) закрывается, внесение в него изменений и дополнений не допускается.

Выдача имущества в личное пользование

Для учета форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств, и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего графика рабочего времени, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением, предназначен забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Для оформления приема-передачи имущества (в том числе основных средств, материальных запасов) в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением имущества применяется Акт приема-передачи (ф. 0510434). Составляется по каждому наименованию имущества, подлежащему выдаче в личное пользование в соответствии с правовыми актами, регламентирующими условия выдачи, указывается норматив выдачи имущества.

В акте указываются имеющиеся у имущества, передаваемого в личное пользование (возвращенного из личного пользования), видимые особенности объекта (при наличии) — например, дефекты.

Срок использования объекта по нормативу устанавливается правовым актом, регламентирующим условия и норматив выдачи имущества.

По каждому наименованию имущества указывается один из кодов его возврата:

«01» — возврат имущества при увольнении (прекращении выполнения возложенных обязанностей) ответственного лица, получающего имущество;
«02» — возврат имущества по окончании срока использования по нормативу, установленному правовым актом, регламентирующим условия и норматив выдачи (возврата) имущества;
«03» — имущество, выданное в личное пользование, не подлежит возврату.

Акт приема-передачи (ф. 0510434) подписывается лицом, ответственным за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращенного имущества), ЭЦП и лицом, получившим имущество в личное пользование (возвратившим имущество), простой ЭП.

Данные, содержащиеся в Акте приема-передачи (ф. 0510434), подлежат отражению в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) (далее — Карточка (ф. 0509097)).

Карточка (ф. 0509097) применяется для учета имущества (в том числе основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику (сотруднику, служащему), иному должностному лицу (далее — ответственное лицо, получающее имущество) для исполнения возложенных на него служебных (должностных) обязанностей.

Карточка (ф. 0509097) открывается датой выдачи имущества (возникновения обязанности ответственного лица по выдаче имущества лицу, получающему имущество в соответствии с правовым актом, устанавливающим условия и норматив выдачи (возврата) имущества).

Карточка (ф. 0509097) закрывается не позднее следующего рабочего дня за датой увольнения (прекращения выполнения возложенных обязанностей).

Норма выдачи имущества, выдаваемого в личное пользование, устанавливается в соответствии с нормативами, определенными в правовом акте, регламентирующем условия и норматив выдачи (возврата) имущества.

Карточка (ф. 0509097) подписывается ответственным лицом простой ЭП.

Об унифицированных электронных документах для оформления расчетов с дебиторами и кредиторами читайте в следующем номере.

^{^[1]} С учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н.

^{^[2]} С учетом изменений, внесенных приказами Минфина России от 30 сентября 2021 г. № 142н, от 28 июня 2022 г. № 100н.

^{^[3]} Подробности см. в статьях «Новые требования к электронным первичным учетным документам с 2022 года», № 10/2021, с. 12–19; «Организация электронного документооборота в учреждениях госсектора», № 7/2022, с. 8–14.

Все материалы сайта