Отражаем резерв на оплату отпусков
Приближается время ежегодных оплачиваемых отпусков. У бухгалтеров возникают вопросы отражения резерва на оплату отпуска в бухгалтерском учете, в том числе может ли резерв быть нулевым?
А. В. КОНДРАТЬЕВА, бухгалтер
Порядок отражения государственными (муниципальными) казенными учреждениями в бюджетном учете, государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями в бухгалтерском учете резервов на оплату отпусков регулируется положениями СГС «Выплаты персоналу» и Инструкции № 157н.
Согласно пункту 302.1 Инструкции № 157н резервы на оплату отпусков в бухгалтерском (бюджетном) учете обязаны создавать органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами, государственные академии наук, государственные (муниципальные) учреждения.
Цель резерва — создание запаса средств для оплаты обязательств по предстоящим отпускам, которые не определены по времени исполнения.
Резерв на отпуск может рассчитываться ежемесячно, ежеквартально или за год как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Методика расчета резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу устанавливается субъектом учета в рамках формирования учетной политики. Например, расчет резерва на оплату предстоящих отпусков персоналу может производиться или персонифицировано по каждому сотруднику, или в целом по учреждению, или по группам персонала.
Пунктом 12 СГС «Выплаты персоналу» установлена обязанность субъекта учета по пересмотру не реже чем на годовую отчетную дату стоимостной оценки объектов учета отложенных выплат и при необходимости ее корректировки до актуальных оценок, определенных в соответствии с пунктом 10 СГС «Выплаты персоналу».
Согласно пункту 64 СГС «Концептуальные основы», пункту 10 Инструкции № 191н, пункту 8.1 Инструкции № 33н представленная субъекту консолидированной отчетности бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит проверке на соответствие требованиям к ее составлению и представлению, установленным нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, путем выверки показателей представленной бухгалтерской (финансовой) отчетности по установленным в соответствии с законодательством контрольным соотношениям (далее — камеральная проверка отчетности).
В рамках камеральной проверки бюджетной отчетности казенных учреждений, бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений необходимо проверять показатель резерва на оплату отпусков, который на отчетную дату должен иметь приоритетное значение больше нуля.
Одновременно следует установить предупреждающий контроль на нулевое значение показателя резерва на оплату отпусков на годовую отчетную дату (требует обоснования, раскрываемого в текстовой части пояснительной записки) и блокирующий контроль на отсутствие показателя резерва на оплату отпусков в бюджетной отчетности казенных учреждений, бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений на годовую отчетную дату.
Отражение в учете
В бухгалтерском (бюджетном) учете резервы на отпуск отражают на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете резерва на отпуск персоналу (работникам) учреждений за фактически отработанное время:
Дебет 1 501 93 211
«Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств (за пределами планового периода) по заработной плате»
Кредит 1 502 99 211
«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по заработной плате»
— принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам;
Дебет 1 401 20 211
«Расходы текущего финансового года по заработной плате»
Кредит 1 401 60 211
«Резервы предстоящих расходов по заработной плате»
— формирование резерва на отпуск за отработанное время;
Дебет 1 501 13 211
«Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств текущего финансового года по заработной плате»
Кредит 1 501 93 211
«Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств на иные очередные годы (за пределами планового периода) по заработной плате»,
одновременно:
Дебет 1 502 99 211
«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по заработной плате»
Кредит 1 502 11 211
«Принятые обязательства текущего финансового года по заработной плате»
— принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время;
Дебет 1 401 60 211
«Резервы предстоящих расходов по заработной плате»
Кредит 1 302 11 737
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
— начисление отпускных за счет резерва на отпуск;
Дебет 1 502 11 211
«Принятые обязательства текущего финансового года по заработной плате»
Кредит 1 502 12 211
«Принятые денежные обязательства текущего финансового года по заработной плате»
— уменьшение созданного резерва на отпуск по факту начисления отпускных за фактически отработанное время.
Изменения в стоимостной оценке резервов на оплату отпусков отражаются следующими корреспонденциями:
Дебет 1 401 60 211
«Резервы предстоящих расходов по заработной плате»
Кредит 1 401 20 211
«Расходы текущего финансового года по заработной плате»
— при превышении суммы созданного резерва по отношению к сумме обоснованной оценки резерва на отчетную дату относится на финансовый результат текущего периода;
Дебет 1 0401 20 211
«Расходы текущего финансового года по заработной плате»
Кредит 1 401 60 211
«Резервы предстоящих расходов по заработной плате»
— уточнение суммы резерва на выплаты персоналу до обоснованной оценки резерва на отчетную дату.
Внимание!
Резерв на оплату отпусков в целях бухгалтерского (бюджетного) учета можно использовать на оплату отпусков для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск (п. 10 СГС «Выплаты персоналу»). Также можно использовать резерв на оплату учебных отпусков, если при его формировании известно о предстоящих учебных отпусках, они указаны в графике отпусков и включены в резерв по отпускам.
Но резерв нельзя использовать на оплату отпусков, предоставляемых авансом, так как оплата отпуска, предоставляемого авансом, относится к текущим выплатам и признается в составе расчетов по принятым обязательствам по оплате труда в том периоде, когда работник исполнял трудовые обязанности (п. 6, 8 СГС «Выплаты персоналу»).
Корректировка оценочного значения, отраженного в бухгалтерском учете, бухгалтерской (финансовой) отчетности, вследствие изменения допущений, обстоятельств, информации, на основе которых были определены суммовые величины оценочных значений, не является исправлением ошибки и изменением учетной политики (п. 23 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Внимание!
Нулевое значение показателя резерва предстоящих расходов по отложенным выплатам персоналу (предстоящей оплате отпусков) на годовую отчетную дату (на 1 января года, следующего за отчетным) допускается при условии, если все работники данного учреждения находятся в отпуске, продолжительность которого составляет не менее объема за отработанное до 1 января 20ХХ года время не использованных работниками отпусков.