Потеря ключа — ущерб учреждению
На страницах журнала мы рассмотрели принятие к учету и передачу сотрудникам в пользование электронных ключей (пропусков)[1]. Что делать учреждению, если они потерялись или пришли в негодность, в том числе изза неаккуратного обращения?
Н. П. НЕСТЕРЕНКО, консультант
Вопрос: Бюджетное учреждение здравоохранения выдает в постоянное личное пользование работникам ключи для электромагнитных замков, электронные пропуска.
В процессе использования ключи (пропуска) теряются, ломаются, в результате учреждение должно изготавливать новые, неся при этом внеплановые расходы.
Надо ли требовать от сотрудников возмещение стоимости имущества? Как списывать утерянный ключ — с забалансового счета или восстанавливать на балансовом учете? Как отразить в учете учреждения подобные ситуации?
Ответ:
В целях обеспечения контроля за сохранностью, целевым использованием и движением электронные ключи (пропуска), выданные учреждением работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, отражаются на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» по балансовой стоимости.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 385 Инструкции № 157н).
Восстановление утерянного имущества на балансовом учете будет искажать отражение факта хозяйственной деятельности — нельзя принять на баланс объект, которого нет. Инструкцией № 157н предусмотрено выбытие объектов имущества со счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Соответственно списание отражается уменьшением на забалансовом счете на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету (п. 386 Инструкции № 157н).
При этом документом-основанием могут быть, например, Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104), Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Бухгалтерская справка (ф. 0504833).
Согласно статье 238 Трудового кодекса работник учреждения обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, за исключением случаев его возникновения вследствие действия непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости. Это положение должно быть закреплено в трудовом договоре, заключаемом с работником.
Утеря имущества означает причинение ущерба учреждению, так как сотруднику для работы потребуется выдать новый ключ (пропуск), изготовление которого влечет расходы. Виновному лицу предъявляется сумма причиненного ущерба (п. 112 Инструкции № 157н). При определении его размера учреждению следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью материальных ценностей понимается сумма денежных средств, которая необходима для их восстановления (п. 220 Инструкции № 157н).
Согласно пункту 7 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы», направленных письмом Минфина России от 1 августа 2019 г. № 02-07-07/58075, сумма возмещения причиненного ущерба, подлежащая взысканию с виновного лица, отражается в составе финансового результата (доходы от операций с активами) по справедливой стоимости, определяемой методом рыночных цен, и оформляется записью[2]:
Дебет 2 209 74 567
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
Кредит 2 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
— отражена сумма ущерба, вызванного утерей запасов.
Причиненный ущерб может быть возмещен внесением денежных средств в кассу учреждения, перечислением на лицевой счет, открытый в органе казначейства, или удержанием из заработной платы по заявлению работника, с учетом ограничений, установленных статьями 137, 138 Трудового кодекса:
Дебет 2 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 2 209 74 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
— поступили в кассу учреждения денежные средства в возмещение причиненного ущерба.
Внесение наличных денежных средств на лицевой счет в органе казначейства отражается:
Дебет 2 210 03 561
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 2 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения».
На основании выписки из лицевого счета оформляется зачисление денежных средств на лицевой счет в органе казначейства:
Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 210 03 661
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам».
Если учреждение пользуется услугами инкассации, записи в учете учреждения будут следующими:
Дебет 2 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 2 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»;
Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 201 23 610
«Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути».
Перечисление сумм в возмещение причиненного ущерба на лицевой счет учреждения отражается:
Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 209 74 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов».
Погашение ущерба путем удержания из заработной платы (иных выплат) работника суммы причиненного им ущерба оформляется записью:
Дебет 2 302 11 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»
Кредит 2 304 03 737
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержание суммы ущерба из заработной платы работника;
Дебет 2 304 03 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 2 209 74 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
— возмещен ущерб, причиненный работником.
Удержания из зарплаты суммы задолженности работника перед работодателем относятся к некассовым операциям и отражаются в Отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) в графе 8 по аналитической группе подвида дохода бюджета (АГПД) 440 «Уменьшение стоимости материальных запасов», коду вида расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений».
На счетах санкционирования оформляются записи:
Дебет 2 508 10 446
«Получено финансового обеспечения текущего финансового года в части уменьшения стоимости прочих оборотных ценностей (материалов)»
Кредит 2 507 10 446
«Утвержденный объем финансового обеспечения на текущий финансовый год в части уменьшения стоимости прочих оборотных ценностей (материалов)»
— отражение полученного финансового обеспечения в виде дохода от возмещения ущерба;
Дебет 2 507 10 446
«Утвержденный объем финансового обеспечения на текущий финансовый год в части уменьшения стоимости прочих оборотных ценностей (материалов)»
Кредит 2 504 10 446
«Сметные (плановые, прогнозные) назначения на текущий финансовый год в части уменьшения стоимости прочих оборотных ценностей (материалов)»
— увеличение плановых назначений на сумму полученного финансового обеспечения.
[1] См. статью «Таблетка» для замка», журнал «Бюджетный учет» № 6/2021. С.
[2] Бухгалтерские записи в статье приведены без отражения учета на забалансовых счетах, счета санкционирования указаны частично.