Оформление командировочных первичных учетных документов

Т. А. Фетисова

Рассмотрим вопрос о необходимости включения в состав прилагаемых документов к Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее — Отчет (ф. 0504520)) документов, подтверждающих перелет (проезд) подотчетного лица в командировку и обратно в случае, если билеты приобретались по государственному контракту (по агентскому договору).

Т. А. ФЕТИСОВА, ведущий эксперт, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса

В соответствии с пунктом 2 приказа Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н «О внесении изменений в приложения № 1–5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 103н) электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные данным приказом, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

В целях ведения бюджетного учета документальным подтверждением произведенных работником командировочных расходов является Отчет (ф. 0504520) с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в том числе авиа- или железнодорожными билетами (документами, подтверждающими проезд на допустимых видах транспорта).

Отчет (ф. 0504520) — документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пункта назначения, необходимого для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных расходов).

Если авиабилет (железнодорожный билет) приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета (железнодорожного билета), являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (далее — документы, подтверждающие расходы по перевозке работника), прилагаемые в составе документов к авансовому отчету.

Обратите внимание, акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче указанных билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходов по перевозке подотчетного лица).

Таким образом, включение в состав прилагаемых документов к Отчету (ф. 0504520) документов, подтверждающих перелет (проезд) подотчетного лица в командировку и обратно (проездных документов (билетов)), необходимо независимо от того, каким способом приобретались билеты (согласно государственному контракту (по агентскому договору) или подотчетным лицом).

По факту подтверждения получения услуги перевозчика (документов, подтверждающих расходы по перевозке работника), если приобретение билетов осуществлялось учреждением согласно государственному контракту (по агентскому договору), расходы учреждения на приобретение железнодорожных билетов для проезда к месту командировки и обратно относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги». Указанная операция отражается записью:

Дебет 0 401 20 222

«Расходы на транспортные услуги»

Кредит 0 302 22 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам».

Одновременно уменьшение расчетов по ранее перечисленным авансовым платежам перевозчику (транспортной компании) отражается записью:

Дебет 0 302 22 83Х

«Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

Кредит 0 206 22 66Х

«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам».

Положениями Методических указаний № 52н установлено право субъекта учета предусматривать правилами документооборота, утвержденными в рамках его учетной политики, формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа, представляемого в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

Что касается документов, по которым Приказом № 103н были установлены формы электронных первичных документов дополнительно к ранее утвержденным Методическими указаниями № 52н аналогичным документам (например, Отчет (ф. 0504520) аналогичен Авансовому отчету (ф. 0504505)), использование ранее применявшихся аналогичных форм документов до перехода по технической готовности на электронный документооборот, по нашему мнению, не противоречит положениям Методических указаний № 52н.

Вместе с тем, при направлении работника в командировку на территории России форма электронного первичного документа «Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512)» является обязательной к применению.

Кроме того, в соответствии с пунктом 169 Инструкции № 157н авиабилеты (железнодорожные билеты), приобретенные в бездокументарной форме (электронные билеты), не относятся к денежным документам.