Внутренний контроль состояния бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии
Организация работы структурных подразделений централизованной бухгалтерии должна включать и такой вопрос, как контроль за состоянием бухгалтерского учета в обслуживаемых учреждениях. Это отличается от правил внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, предусмотренных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете».
А. В. ПИЧУШКИН, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационноаналитический центр» Минздрава Пензенской области, член экспертного совета журнала «Бюджетный учет»
С. В. ЛЕНИНА, ведущий бухгалтер отдела сводной бухгалтерской отчетности, внутреннего контроля, анализа и методологии бухгалтерского учета ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационноаналитический центр» Минздрава Пензенской области
Ведение бухгалтерского учета осуществляют сотрудники централизованной бухгалтерии (далее — ЦБ), имеющие разную квалификацию и уровень профессиональной подготовки. На рынке труда очень мало специалистов соответствующего класса, да еще и с опытом работы в бюджетной сфере. Поэтому вопрос организации контроля за работой бухгалтеров в структурных подразделениях ЦБ в части ведения ими бухгалтерского учета никто не отменял. Данным вопросом в нашей ЦБ занимается непосредственно отдел сводной бухгалтерской отчетности, внутреннего контроля, анализа и методологии бухгалтерского учета (далее — отдел ВК) под руководством начальника управления — главного бухгалтера.
В январе каждого года утверждается план-график проверок отделов управления. Учитывая ограниченный временной ресурс, большие объемы документов (в основном в электронном виде) и небольшое количество сотрудников отдела ВК (не более 5), осуществление контроля за состоянием бухгалтерского учета происходит выборочно. Конечно, ответственность за состояние бухгалтерского учета в отделах, занимающихся бухгалтерским обслуживанием учреждений, несет начальник соответствующего отдела вместе со своими подчиненными, но и он в силу специфики и объема работы может увидеть далеко не все.
Цель таких проверок состоит не в том, чтобы найти как можно больше нарушений, замечаний и т. п., а в том, чтобы обратить внимание начальников отделов и их подчиненных на определенные недостатки в работе и своевременно их устранить. Тем более что зачастую в обслуживаемых учреждениях, даже при наличии служб внутреннего контроля (ревизоров) не всегда есть специалисты, имеющие достаточную квалификацию в области бухгалтерского учета в бюджетной сфере.
Во время таких проверок выборочно анализируются следующие регистры бухгалтерского учета (с приложением первичных учетных документов): главная книга, журналы операций, оборотные ведомости, договора (контракты), кассовая книга, платежные поручения с выписками из лицевых счетов, авансовые отчеты, документы, подтверждающие поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, табеля учета использования рабочего времени и графики работы, записки-расчеты при предоставлении отпуска, организационные и кадровые приказы (заверенные копии) и т. д. (перечень неполный). Обычно мы берем один-два месяца из текущего года для проверки по каждому обслуживаемому учреждению. Документы, отсутствующие в отделе бухгалтерского учета (например, договора (контракты)), представляются на проверку обслуживаемым учреждением по согласованию с его руководителем.
Ознакомимся с основными замечаниями, выявляемыми в ходе мероприятий такого внутреннего контроля. Отметим, что некоторые замечания могут показаться несущественными, но цель их написания в отчете по проверке не в том, что мы стремимся к некоему идеалу, а в том, чтобы обращать внимание бухгалтеров абсолютно на все детали, чтобы их работа полностью соответствовала законодательству в области бухгалтерского учета и приносила профессиональное удовлетворение, а также минимизировала возможные замечания от контрольно-счетных органов.
По итогам каждой контрольной проверки составляется соответствующий отчет в трех экземплярах. Один остается в отделе ВК, второй направляется для сведения руководителю обслуживаемого учреждения, третий экземпляр отчета представляется руководителю нашего учреждения (в структуре которого находится ЦБ). Итоги проведенной проверки могут влиять на выполнение бухгалтерами критериев премирования по итогам работы за месяц, а также могут приводить к дисциплинарным взысканиям. Самое главное, что этот процесс повышает качество ведения бухгалтерского учета.
Давайте разберем некоторые замечания.
Журнал операций по счету «Касса»
1. В кассовой книге выявлено отсутствие подписи начальника отдела бухгалтерского учета или кассира.
2. Остаток в кассовой книге на конец дня не совпадает с остатком на начало следующего дня.
Журнал операций с безналичными денежными средствами
1. Ошибки в подстатьях КОСГУ по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами.
2. Ошибки в кодах подвида доходов (далее — КПД), отражаемых в
3. В документе на зачисление денежных средств на лицевой счет неверно указана организация плательщика.
4. В бухгалтерской записи Дебет 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», Кредит 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» неверно указан контрагент по входящим платежам (указано наименование самого учреждения, а не казначейства).
5. Не распечатаны и не подшиты документы по входящим платежам, справки-уведомления, из-за чего выписки по лицевым счетам не соответствуют подшитым документам.
6. Номера распоряжений на зачисление (входящие платежи) не соответствуют выписке и формируются с автоматическим присвоением номера бухгалтерской программы.
7. На счетах на предоплату (авансирование) нет визы руководителя, разрешающей оплату.
8. На справках-уведомлениях отсутствует подпись руководителя. Форма для заполнения данного документа в системе исполнения бюджета предусматривает в разделе «Ответственные лица» Ф. И. О. и, соответственно, подпись руководителя учреждения. Не все справки-уведомления имеют подпись начальника отдела бухгалтерского учета.
9. В платежных поручениях иногда неверно указывается дата договора:
- по платежному поручению оплачены перчатки по накладной от 20 августа 2020 года, при этом договор указан от 25 сентября 2020 года;
- по платежному поручению оплачена мойка ультразвуковая по накладной от 4 сентября 2020 года, при этом договор — от 25 сентября 2020 года;
- в платежном поручении от 10 апреля 2020 года указана оплата накладной от 20 марта 2020 года, а договор — от 25 марта 2020 года.
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами
1. В Журнале операций не везде заполнена графа 5 «Наименование показателя» (Ф. И. О. подотчетного лица).
2. На чеках о покупке ГСМ, прилагаемых к авансовым отчетам, отсутствует отметка об оприходовании ГСМ, а на копиях путевых листов не везде есть отметка о дате возвращения транспортного средства в гараж.
3. Приказы о направлении работников в командировку заполнены не по всем параметрам, предусмотренным формой приказа (табельный номер, цель командировки, источник финансирования, личная подпись работника и т. д.).
4. Ошибки в Авансовом отчете (ф. 0504505) (далее — Авансовый отчет):
- приложены не все подтверждающие расходы документы;
- графы 2 «Дата» и 3 «Номер» документа на оборотной стороне заполнены неверно;
- данные в графе 5 «Сумма расхода по отчету» меньше данных в графе 7 «Сумма расхода, принятая к учету»;
- данные на странице 2 перепутаны между собой по графе 4 «Кому, за что и по какому документу уплачено» (проезд перепутан с проживанием);
- не приложена копия свидетельства об успешном прохождении повышения квалификации, в связи с чем неясно, выполнена ли цель командировки. Кроме этого, из-за COVID-19 обучение могло быть прервано или завершено досрочно;
- возмещение расходов на приобретение пакетов почтовых полиэтиленовых (без марок) отнесено на подстатью КОСГУ 221 «Услуги связи», а необходимо было применить подстатью КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»;
- не всегда заполняются сведения об остатке (перерасходе);
- в документах, приложенных к Авансовым отчетам, единично встречается отсутствие подписи ответственного лица в отметке о количестве сданной крови. В заявлении о замене бесплатного питания денежной компенсацией отсутствует подпись донора.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками
1. Не указано наименование учредителя и наименование бюджета.
2. Есть ошибки в подстатьях КОСГУ.
3. У АО «Почта России» неверно указана форма собственности и наименование (УФПС Пензенской области — филиал ФГУП «Почта России», а должно быть АО «Почта России»).
4. Нет подписи начальника отдела.
5. Допущены ошибки в наименованиях контрагентов.
6. В первичных учетных документах присутствуют несанкционированные исправления, замазывания и подчистки.
7. В акте поданной (принятой) тепловой энергии не указано, в лице кого и на основании чего действует потребитель.
8. Не все расчеты по электроэнергии завизированы должностными лицами учреждения.
9. В товарных накладных зачастую отсутствует дата получения ТМЦ ответственным лицом учреждения.
10. В заказе-наряде и приложенном к нему акте сдачи-приемки работ нет подписи и печати заказчика, то есть учреждения.
11. К акту (стирка и глажение белья) приложены документы (накладные), где присутствует только одна подпись из двух сторон (либо заказчика, либо исполнителя).
12. В некоторых приходных накладных отсутствуют данные в строке «груз получил».
13. В отдельных универсальных передаточных документах (далее по тексту — УПД) не заполнены данные в строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни».
14. В отдельных приходных документах отсутствует дата получения ТМЦ ответственным лицом учреждения.
15. Отдельные услуги проведены в учете текущим месяцем, а не месяцем оказания услуг.
16. Встречаются акты приема-передачи, не полностью заполненные со стороны заказчика.
17. В акте приема-передачи нет даты.
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам
1. Некоторые первичные учетные документы (акты) приложены в виде копий. Есть акты недозаполненные и не подписанные (не заверенные печатью) со стороны заказчика.
2. Ошибки в подстатьях КОСГУ.
3. Ошибки в КПД: у счета 0 209 41 000 «Расчеты по доходам от штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров)» КПД должен быть 140 «Штрафы, пени, неустойки, возмещения ущерба», а не 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат».
4. Неверно указана форма собственности и наименование организации.
5. Ошибочно указано наименование (тип) учреждения.
6. Встречаются выписанные счета-фактуры на оказанные услуги, не подписанные руководителем.
7. Показатели по счету 0 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных услуг (работ)» в части доходов, поступающих от физических лиц, ведутся не в разрезе физических лиц, а в разрезе кредитных организаций, от которых идет перечисление средств.
8. Не заполнена графа 5 «Наименование показателя», из-за чего невозможно определить тип контрагента.
9. Не расшифрована подпись заказчика в некоторых актах оказанных услуг.
Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям
1. Расчетные ведомости не пронумерованы.
2. Приложены документы, в которых имеются несанкционированные исправления, подчистки.
3. Установленные в приказах надбавки за интенсивность труда и их размеры не конкретизированы.
4. В приложении к приказу нет ссылки на номер и дату приказа.
5. Табеля учета использования рабочего времени не пронумерованы, с несанкционированными подчистками и исправлениями, нет даты подписей исполнителей, подпись руководителя не обязательна, так как не предусмотрена правилами заполнения и утверждения, отсутствуют расшифровки подписей.
6. Одна и та же доплата за вредные и (или) опасные условия труда в одних приказах называется надбавкой за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а в других — доплатой за вредные и (или) опасные условия труда.
7. В Журнале операций не везде заполнена графа 5 «Наименование показателя».
8. Выплаты главному врачу учреждения назначает Минздрав Пензенской области, соответственно издание аналогичных приказов по учреждению неправомерно.
9. Заявление на отпуск без сохранения заработной платы главным врачом не согласовано.
10. Доплаты, установленные за увеличение объема работ сотрудникам, их размер не обоснованы достаточным образом.
11. В Записках-расчетах об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425) (далее — Записка-расчет) отсутствует подпись ответственного исполнителя. Кроме этого, бухгалтер эти документы подписывает несвоевременно. Не заполнены: основание, период, за который предоставляется отпуск сотрудникам, отсутствует строка 3, где должны быть указаны сумма к выплате, удержания и подписи.
12. Применяется неустановленная форма Записки-расчета.
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов
1. В Ведомостях выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее — Ведомость выдачи материальных ценностей) нет даты под подписью руководителя, не указаны структурные подразделения учреждения, заполнены не все графы, отсутствует графа «Исполнитель», цена за единицу.
2. Ведомости выдачи материальных ценностей не могут быть использованы для списания материальных запасов, так как не подтверждают факт их расходования.
3. Ведомость начисленной амортизации сформирована на 21 октября 2020 года, амортизация объекта основных средств начинается с
4. В Актах о списании материальных запасов (ф. 0504230) не указаны структурные подразделения, не заполнено поле «Заключение комиссии», отсутствуют места для проставления дат. Подпись ответственного лица в составе комиссии этой формой не предусмотрена, ответственное лицо не может быть членом комиссии.
5. Форма Требование-накладная (ф. 0315006) не предусмотрена для перемещения объектов нефинансовых активов.
6. В отчетах по расходованию горюче-смазочных материалов отсутствуют подписи водителей.
7. Отсутствуют дефектные акты и акты установки строительных и сантехнических материалов.
8. В Актах о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) не заполнена графа «Срок нахождения в эксплуатации», не заполнена таблица об оприходовании ветоши после списания мягкого инвентаря, не проставлены даты.
9. Не ведется учет по счету 27 «Материальные ценности, выданные в пользование работникам».
10. В оборотных ведомостях есть ошибки в группировке по аналитическим счетам бухгалтерского учета материальных запасов и основных средств.
11. Бензопилы учитываются в составе основных средств, при этом согласно пункту 99 Инструкции № 157н они должны быть отнесены к материальным запасам.
12. В отчете по амортизации присутствует объект основных средств, введенный в эксплуатацию с остаточной стоимостью, на который не начисляется амортизация.
13. Структура присваиваемых инвентарных номеров объектам основных средств не соответствует приложению к единой учетной политике при централизации учета.
14. Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) не может быть использована для перемещения со склада ответственного хранения на склад учреждения, так как данная форма используется для перемещения внутри учреждения.
15. В некоторых Актах на списание материальных запасов (ф. 0504230) не заполнена графа 8 «Направление расходования (причина списания)».
16. В некоторых требованиях-накладных отсутствуют корреспондирующие счета (бухгалтерские проводки), а также цена (сумма) имущества.
17. Швабра является инвентарем и должна списываться не по Акту на списание материальных запасов (ф. 0504230), а по Акту на списание мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).
18. Документы сброшюрованы не в хронологическом порядке.
19. В Актах на списание мягкого инвентаря (ф. 0504143) нет отметок об оприходовании ветоши и т. п.
20. Присутствуют объекты основных средств с остаточной стоимостью, по которым не начисляется амортизация.
21. Системные блоки, мониторы, процессор необходимо исключить из состава основных средств и перенести на счета материальных запасов.
22. Отсутствуют справки специализированной организации о непригодности к эксплуатации компьютерного оборудования (дефектных ведомостей, составленных комиссией учреждения недостаточно, так как в штате учреждения отсутствует специалист, имеющий право давать заключение о непригодности к эксплуатации компьютерного оборудования).
23. В Акте на списание материальных запасов (ф. 0504230) не заполнены бухгалтерские записи (гр. 9, 10).
24. В некоторых документах по перемещению и выбытию нефинансовых активов (далее — НФА) не указаны структурные подразделения, между которыми происходит движение НФА.
25. В отчете по амортизации присутствуют объекты основных средств с отрицательной остаточной стоимостью.
26. В Ведомостях выдачи материальных ценностей не указаны единицы измерения НФА, а также инициалы получателей ТМЦ, некорректно указаны бухгалтерские проводки.
27. В Акте о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) заполнены не все поля графы 3 «Срок нахождения в эксплуатации».
28. При оприходовании материальных запасов применяется подстатья КОСГУ 341 «Увеличение стоимости лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях» в корреспонденции со счетом 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения».
29. Акты о списании материальных запасов (ф. 0504230) заполнены неразборчиво, имеются несанкционированные исправления, бухгалтерские записи заполнены некорректно, в некоторых документах отсутствуют должность членов комиссии, подпись исполнителя.
30. К документам на списание строительных материалов, израсходованных на ремонт помещений, не приложены дефектные ведомости (акты).
Журнал по прочим операциям
1. Присутствуют недопустимые сочетания КПД и подстатей КОСГУ.
2. Не везде заполнена графа 4 «Наименование документа».
3. Неверно отражена бухгалтерская запись по начислению налога на прибыль.
4. В графе 6 «Содержание операции» недопустимый показатель: «Неопределенная операция». Записи в некоторых бухгалтерских справках некорректные.
Главная книга
1. Не заполнены наименование учредителя и наименование бюджета.
2. По некоторым счетам отсутствуют показатели в
3. Присутствуют недопустимые сочетания КПД и подстатей КОСГУ.
4. Отражаются недопустимые подстатьи КОСГУ.
5. Присутствуют недопустимые сочетания КВР и подстатей КОСГУ.
6. Присутствуют недопустимые отрицательные остатки по некоторым счетам.
7. По некоторым расходным счетам применена доходная структура счета.
Договоры (контракты)
1. На некоторых коммерческих предложениях, приложенных к договорам, нет дат их направления в адрес учреждения, а также отметки с входящим номером об их получении.
2. К договору приложена служебная записка без разрешающей визы руководителя.
3. На служебных записках, прилагаемых к договорам, нет дат их написания.
4. В некоторых договорах у учреждения неверно указан номер расчетного счета.
5. В договоре от 1 октября 2020 года на техническое обслуживание системы вентиляции указано, что он действует с 1 августа 2020 года.
6. В договоре поставки от 1 октября 2020 года на поставку дверного блока указано, что срок поставки определяется согласно спецификации, но в спецификации никаких сроков поставки нет. Нет их и в тексте договора. Кроме того, в договоре прописана
7. В договоре от 5 октября 2020 года на ремонт конструкций ПВХ учреждение ставит себя в заведомо невыгодное положение, соглашаясь на штрафные санкции для заказчика, а для такого вида договоров это не является обязательной опцией. Дата договора в спецификации — 1 октября 2020 года, хотя сам договор от 5 октября 2020 года.
8. В договоре от 9 октября 2020 года на выполнение строительного контроля над СМР не указан срок окончания работ, фактически он бессрочный (написано — до окончания работ подрядчиком).
9. В договоре от 14 октября 2020 года на перезарядку (испытание) огнетушителей не указан срок выполнения работ.
10. В договоре от 16 октября 2020 года на ремонт медоборудования указано, что исполнитель вправе требовать оплату в соответствии с договором. Но такого пункта в договоре нет.
11. В договоре поставки отсутствует срок поставки товара.