Уполномоченные проверить
О ревизиях Росфиннадзора, о том, как должны быть оформлены результаты ревизии, и о том, как составить акт разногласий, рассказывает юрист Р.В.НЕСТЕРОВ.
Президент России в своем Указе от 25 июля 1996 г. № 1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в РФ» признал, что не реже одного раза в год соответствующие контрольно-финансовые органы должны проводить комплексные ревизии и тематические проверки поступления и расходования бюджетных средств учреждениями. На сегодняшний день контрольную функцию выполняют: Счетная палата РФ, Федеральная налоговая служба, контрольные подразделения казначейских структур, Федеральная служба финансово-бюджетного надзора и другие ведомственные контрольно-ревизионные отделы и службы. Среди перечисленных ведомств следует выделить Федеральную службу финансово-бюджетного надзора (далее – Росфиннадзор).
Полномочия Росфиннадзора закреплены Положением о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278. Итак, основной функцией этой службы является контроль целевого, рационального использования средств федерального бюджета. Кроме того, она вправе проверять соблюдение резидентами и нерезидентами валютного законодательства. Также Росфиннадзор на основании соглашений с субъектами РФ может проверять использование средств соответствующих территориальных единиц.
Для формирования полной и объективной картины об использовании выделенных средств и состоянии финансово-хозяйственной деятельности учреждения специалисты названной службы используют две основные разновидности контроля: выездная проверка и камеральная.
Наиболее трудным испытанием для бухгалтеров бюджетной сферы является выездная проверка Росфиннадзора. Вместе с тем большинство неоднозначных ситуаций возникает при проведении именно выездных проверок. В связи с этим особое внимание уделим именно этому виду ревизии.
Без документа контролер – не контролер
Итак, на пороге вашего учреждения, как в гоголевском «Ревизоре», возник Некто. Учитывая, что в последнее время участились случаи мошенничества, бухгалтеру надо вспомнить права и обязанности «гостя», а заодно и свои.
В первую очередь проверяющий должен предъявить соответствующие документы. Дело в том, что Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов РФ, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 14 апреля 2000 г. № 42н (далее – Инструкция о порядке проведения ревизии и проверки) установлено: ревизору должно быть выписано контрольным ведомством специальное удостоверение (распоряжение, приказ) на проведение контрольных мероприятий. Содержание данного документа нормативно закреплено в пункте 1 статьи 7 Закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (далее – Закон № 134-ФЗ).
В частности, в удостоверении должно быть указано наименование проверяемого учреждения, а также на основании или в соответствии с чем проводится проверка. В основном контролеры ссылаются на свой план проверок. Если ревизия является внеплановой, то она, как правило, проводится на основании поступивших жалоб, запросов. Кроме того, в удостоверении должен быть прописан период, за который будет проверяться финансовая деятельность учреждения. Обратим внимание на то, что в ходе проверки контролеры имеют право запрашивать только те документы, которые имеют отношение к указанному периоду.
Также в документе указывается тематика проверки, то есть что ревизоры будут проверять. Однако зачастую проверяющие ограничиваются общей формулировкой темы и выписывают удостоверение, например, «на проведение проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности». Это, безусловно, очень неудобно для проверяемой организации, поскольку бухгалтеру непонятно, какие именно вопросы будут интересовать проверяющих. В этом случае можно запросить для ознакомления программу проверки. Но надо быть готовым к тому, что ревизоры откажут в вашей просьбе. Ведь обязанность контролеров – знакомить проверяемых с программой проверки – не закреплена законодательными нормами.
Из удостоверения можно узнать состав ревизионной группы. Кроме того, сотрудники контрольного ведомства в соответствии с Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки должны иметь постоянные служебные удостоверения, о наличии которых всегда можно поинтересоваться.
И, наконец, в специальном удостоверении должен быть оговорен срок проведения конкретной проверки. Напомним, что Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки установлено, что срок ревизии, как правило, не может превышать 45 календарных дней. Значит, как исключение, проверочный период может быть увеличен.
На практике данные требования зачастую не выдерживаются. Так, бывают случаи, когда в ходе проверки изменяется состав ревизионной группы или нарушаются установленные сроки проверки. В этом случае необходимо настаивать на официальном подтверждении подобных изменений. Если контролеры не предоставят дополнения и (или) изменения к выписанному специальному удостоверению, то руководитель имеет право не допускать к проверке не указанных в удостоверении должностных лиц или ревизионную группу после окончания установленных в нем сроков проверки.
Внимание: идет проверка
Следующий вопрос, на котором остановимся, – это что прежде всего будет интересовать контролеров? Наиболее часто ревизорами проверяются правильность планирования сметы расходов, отнесение затрат на соответствующие статьи расходов, операции с безналичными денежными средствами, кассовые документы, а также начисление и выплаты заработной платы и многое другое.
Проверка правильности планирования сметы проводится по каждой статье расходов. Притом необязательно, чтобы расчет потребности в денежных средствах был равен сумме утвержденных ассигнований. Учреждение должно показать реальную расчетную потребность в средствах на тот или иной вид расходов. Расчет составляется в соответствии с установленными нормативами, договорными обязательствами, сложившимися расходами за прошлые годы (с корректировкой на планируемый), а также с учетом планируемых изменений в течение года. Во избежание закрытия суммы превышения выделенных ассигнований над фактической потребностью необходимо предпринять меры для перераспределения данных средств на другие дефицитные статьи сметы.
Основное внимание при проверке операций с безналичными денежными средствами ревизоры уделяют поступлению и оприходованию предмета платежа. Так, если платеж произведен за материальные ценности, то проверяются правильность отражения расчетов с поставщиком и порядок постановки на учет данных ценностей. При оплате за услуги связи следует обратить внимание, что междугородные и международные переговоры должны иметь подтверждение служебного характера данных разговоров. Кроме того, проверяются правильность отнесения произведенного платежа в соответствии с установленными сметными назначениями, основание для платежа, правильность определения суммы к оплате.
Кассовая дисциплина проверяется главным образом на соблюдение и выполнение положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. № 40. Это основной документ, который служит ревизорам настольной книгой при проверке кассовых документов.
Правильность исчисления и выплаты заработной платы является вопросом, который бухгалтеру организации следует постоянно держать под контролем. Как показывает практика, очень многие учреждения допускают в данном вопросе различные ошибки. Зачастую это происходит из-за отсутствия по некоторым ведомствам четко систематизированной нормативной базы по оплате труда. Наиболее часто допускаются ошибки при установлении разрядов, различных доплат и надбавок. Действующее законодательство ставит уровень оплаты труда в зависимость от стажа работы и уровня образования. Поэтому только индивидуальный подход к определению разряда сотруднику помогжет избежать нарушений. Следует помнить, что установленные доплаты и надбавки должны выплачиваться на основании результатов в работе или объемов работы.
Оформление результатов проверки
Установленные сроки проведения проверки истекли, ревизия закончилась. Все обнаруженные нарушения и ошибки ревизоры отражают в акте. Акт необходимо внимательно изучить, ибо от этого документа может зависеть дальнейшая трудовая судьба как руководства, так и самого учреждения. Следует помнить, что срок для рассмотрения акта ограничивается пятью рабочими днями.
Акт состоит из вводной и описательной частей. В первой приводятся общие сведения об организации, а также о самой проверке (в соответствии со специальным удостоверением). На описательную часть ложится более тяжелая нагрузка. В ней в соответствии с программой проверки описываются проверенные вопросы и выявленные нарушения.
Качественное проведение проверки требует, чтобы контролеры все недостатки и нарушения, изложенные в акте ревизии, проверяли по первичным документам. Каждое выявленное нарушение должно содержать ссылку на нормативно-правовой документ, положения которого не выдержаны. Бухгалтеру учреждения необходимо досконально проверить каждый факт нарушения и содержание нормативного документа, на который сослались проверяющие. Отсутствие в документе четко обозначенной нормы дает право руководителю не соглашаться с подобными нарушениями и трактовать это как мнение ревизора. Следует отметить, что Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки вообще не допускается включение в акт различного рода выводов, предложений и неподтвержденных фактов.
Поспорим с ревизором
Ревизоры обычные люди, и они тоже зачастую ошибаются. Рассмотрим простой пример. Проверяя кассу учреждения, ревизоры обнаружили, что в расходном кассовом ордере отсутствует подпись руководителя. Это было отражено в акте как нарушение пункта 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Однако контролеры упустили важную деталь, что если к расходному кассовому ордеру приложен документ, на котором имеется разрешительная надпись руководителя предприятия на соответствующее использование денег, то это не является нарушением. Поскольку названный выше пункт Порядка ведения кассовых операций допускает подобную ситуацию. В связи с этим еще раз обращаем внимание, что содержание полученного от ревизоров акта надо внимательно изучить. Если вы не согласны с нарушениями, указанными в акте, при подписании этого документа необходимо сделать соответствующую оговорку перед подписями и одновременно представить контролеру надлежаще оформленный акт разногласий (возражений).
В акте разногласий нужно отразить суть нарушения и привести обоснованное объяснение данному факту. Как правило, указывается краткое содержание описанного в акте нарушения, после чего излагается суть несогласия с данной позицией ревизоров. Ссылка на нормативно-правовой документ будет сильным козырем в споре с проверяющими. Все оправдательные документы (кроме нормативно-правовых актов) необходимо оформить как приложения к акту разногласий, заверить печатью и подписью руководителя учреждения и приложить к акту разногласий.
В течение пяти рабочих дней проверяющие должны дать по представленным возражениям аргументирование заключение.