Сколько стоит гостеприимство

Нередко учреждение, ведя деловые переговоры, устраивает для контрагентов официальные приемы, дарит небольшие сувениры. Как отразить операции в налоговом и бюджетном учете? Какие понадобятся документы?

Расходами являются…
Как сказано в приказе Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 168н «Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», представительские расходы – это траты на прием и обслуживание делегаций (код ЭКР 290 «Прочие расходы»). Согласитесь, понятие довольно пространное. Однако его расшифровку можно найти в постановлении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 222 (далее – Постановление № 222). Это, в частности: оплата гостиницы, питания иностранных делегаций, культобслуживание, бытовое обслуживание, оплата труда переводчика, приобретение сувениров, оплата проезда воздушным и железнодорожным транспортом и так далее*. Заметим, такие траты являются нормируемыми (см. таблицу «Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц»).
Если в Постановлении № 222 отсутствуют наименования трат, которые необходимы учреждению для приема делегаций, не возбраняется установить их перечень и нормы во внутренних организационно-распорядительных документах. Это может быть как «Положение о представительских расходах», так и «Порядок материально-технического обеспечения деятельности учреждения». Такие траты списывают не по нормам, а в сумме фактических расходов в пределах средств, предусмотренных на представительские расходы в смете расходов.

Выдержка из Положения о представительских расходах:

«Нормативы представительских расходов.
Расходы, связанные с приобретением подарков, сувениров, цветов в связи с юбилейными, памятными датами организаций, учреждений, открытием социально значимых для учреждения объектов, устанавливаются в размере _____ рублей в расчете на год на одного уполномоченного сотрудника, причем стоимость подарков и сувениров для единовременного поощрения не может превышать ___ рублей.
Расходы, связанные с буфетным обслуживанием, устанавливаются в следующих размерах…»

Выдержка из Порядка материально-технического обеспечения деятельности учреждения:

«…К представительским расходам учреждения относят расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, учреждений и расходы на участвующих в представительских мероприятиях официальных лиц учреждения, транспортное обеспечение этих лиц, буфетное обслуживание во время представительских мероприятий, проведение мероприятий культурной программы, приобретение сувениров, ценных подарков, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате учреждения, иные расходы по организации и проведению мероприятий, проводимых учреждением, расходы на приобретение цветов, вручаемых от имени учреждения, а также расходы на услуги в области фотографии, связанные с проведением данных мероприятий.
...Списание затрат на представительские расходы производится только при наличии оправдательных документов (первичных учетных документов), утвержденных руководителем учреждения: счетов, актов о фактических расходах денежных средств на проведение представительских мероприятий, других документов, свидетельствующих о размере произведенных расходов. В актах о фактических расходах денежных средств на проведение представительских мероприятий должны быть указаны: дата и место проведения представительских мероприятий, список приглашенных лиц и участников со стороны учреждения, перечень проведенных представительских мероприятий (с указанием количества лиц, принявших участие в каждом из них), величина произведенных расходов (в том числе по каждому мероприятию), а также иные обязательные реквизиты в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.
…Списание затрат на представительские расходы производится в размерах, не превышающих норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями, за исключением списания затрат на приобретение цветов, услуги в области фотографии, производимого по фактическим расходам в пределах средств, предусмотренных на представительские расходы учреждения в смете расходов.
…Средства на представительские расходы учреждения планируются ежегодно в смете доходов и расходов учреждения в размере, не превышающем двух процентов от общего объема сметы расходов».

Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц

«Первичка»
Представительские расходы должны быть подтверждены первичными документами, которые отвечают требованиям пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон 129-ФЗ)**. В частности, понадобятся такие документы:
– приказ руководителя об осуществлении представительских расходов;
– порядок выдачи под отчет средств на соответствующие мероприятия;
– программа приема делегации с указанием сроков и места его проведения;
– утвержденные сметы представительских расходов. Чтобы подтвердить целевую направленность расходов, для каждого мероприятия необходимо составлять отдельную смету. В ней указывают цель приема, виды затрат, цену за единицу, общую сумму расходов;
– авансовый отчет (с приложенными к нему чеками ККТ, товарными чеками, счетами-фактурами, торгово-закупочными актами с расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей и т. д.);
– список представителей учреждения, которые принимают участие в переговорах;
– не помешает и протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей;
– не возбраняется также разработать акт (отчет) на списание представительских расходов. Однако разработанная форма должна содержать все необходимые реквизиты, указанные в Законе № 129-ФЗ. Документ должен быть утвержден приказом руководителя (иным организационно-распорядительным документом, регулирующим порядок списания представительских расходов).

Отчет о выполнении сметы представительских расходов на проведение приема делегации
7 мая 2007 г.

Составил ________________ _________________________________________________________________________
(Ф.И.О.)
Руководитель ________________ _________________________________________________________________________
(Ф.И.О.)

Налоговый учет
Сразу оговоримся: для целей налогообложения прибыли представительские расходы принимают в сумме, не превышающей 4 процентов от расходов учреждения на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату труда рассчитывают по нормам статьи 255 Налогового кодекса.
Состав представительских расходов, указанный в налоговом законодательстве (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ) отличается от того, что приведен в Постановлении № 222. Для целей налогообложения к представительским расходам относятся расходы на:
– официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
В отличие от бюджетного учета налоговую базу не уменьшат траты на организацию развлечений, отдыха делегаций. К примеру, даже если обязательным условием аренды банкетного зала является и аренда боулинговых дорожек, оплата последних не будет принята при расчете налога на прибыль (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. по делу № А56-3124/2005).

Все официально
Как следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса, к представительским можно отнести расходы на проведение лишь официального приема. А, к примеру, траты на неофициальные встречи в кафе, организованные сотрудниками учреждений, находящихся в командировке в городе проживания потенциальных партнеров, не являются представительскими расходами (письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20-12/97007).
Кроме того, в качестве участников переговоров законодательство предусматривает только официальных представителей других организаций. А если учреждение сотрудничает с индивидуальным предпринимателем, физическими лицами, то расходы на их прием не являются представительскими (письмо Минфина России от 24 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/119).

Алкоголь
По мнению большинства чиновников и судей***, расходы на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы. Но только в том случае, если они осуществляются в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). Под обычаями делового оборота понимают сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документ (п. 1 ст. 5 ГК РФ).

Цветы
Налоговые инспекторы и некоторые служители Фемиды настаивают на том, что расходы на приобретение цветов для оформления помещений учреждения при проведении официального приема не являются экономически оправданными и не учитываются для целей налогообложения прибыли (письмо УМНС России по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. по делу № А29-1822/2005а).
Однако другие арбитры считают иначе. Они признают расходы на приобретение цветов экономически оправданными и снижающими базу по налогу на прибыль (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. по делу № Ф04-2610/2006(22165-А46-40), Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. по делу № А57-1209/04-16).
Как видим, мнения чиновников расходятся. Поэтому, прежде чем что-либо делать, проанализируйте, как складывается арбитражная практика в вашем округе.

Сувениры
Расходы на приобретение сувениров пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса не предусмотрены. Значит, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Однако если на сувенирах (ручках, блокнотах, календарях, зажигалках и так далее) есть символика учреждения, это может поменять дело (письмо МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51). Дело в том, что такие траты не признаются рекламными в силу определенности круга лиц, которым вручаются сувениры.

Проживание, питание, проезд
С одной стороны, траты на проживание, питание и проезд являются командировочными расходами у отправляющей стороны. С другой стороны, как правило, инициатором встречи является принимающая сторона, которая оплачивает все расходы (для нее они являются представительскими). Именно из-за этого и возникают споры.
Сотрудники Минфина по этому поводу говорят следующее. Если переговоры длятся несколько дней, то расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных либо за счет собственных средств (письмо от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157). У судей на этот счет, опять же, другая точка зрения. Арбитры указывают, что расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах, официальных приемах, относятся к представительским расходам или к другим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (постановления ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. по делу № КА-А40/12097-04, Северо-Западного округа от 17 мая 2004 г. № А56-21571/03, постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. по делу № Ф09-4994/05-С7).
Расходы на оплату авиационных и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы России и непосредственно по территории нашей страны (исключение – транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно), визы для сотрудников иностранной компании не относятся к представительским расходам учреждения (письмо УФНС России по г. Москве от 11 ноября 2004 г. № 26-12/73173).
В этом случае можно посоветовать лишь одно. Учреждение должно иметь документы, в которых прослеживается договоренность контрагентов о распределении затрат. Это может быть гарантийное письмо с указанием того, что принимающая сторона возьмет на себя соответствующие расходы.

* Однако приобретать, к примеру, продукты питания (минеральную воду, кофе, кондитерские изделия), используемые на заседаниях, сессиях, при приеме граждан за счет средств на представительские расходы нельзя.

**Наименование документа, учреждения, дата составления, содержание хозяйственной операции, ее измерители, должности лиц, ответственных за ее совершение операции, их подписи.

*** Письма Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136, от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49, УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. № 26-12/62972, постановления ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. по делу № А44-2051/2005-9, от 12 мая 2005 г. по делу № А56-24907/04, от 25 апреля 2005 г. по делу № А56-32729/04, Центрального округа от 16 декабря 2005 г. по делу № А68-АП-456/11-04, Западно-Сибирского округа от 29 июня 2005 г. по делу № Ф04-1827/2005(12476-А27-33).

А.Ю. Озерская, аудитор