И диплом, и аттестат —  все учету подлежат

Л. Ю. Симонова

Лето всегда было временем выпускных экзаменов. Образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и реализующее общеобразовательные, профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. И не важно, это аттестат, диплом или, что иногда случается, академическая справка — все они одинаково относятся к категории «Бланки строгой отчетности».

Бланки строгой отчетности (БСО) широко используются в различных учреждениях и организациях. Их применяют для приема наличности без применения контрольно-кассовой техники. Специальные БСО применяют при продаже, например, билетов, абонементов. Бланки листков нетрудоспособности, родовых сертификатов подтверждают права на соответствующие выплаты. Дипломы, аттестаты, академические справки, трудовые книжки, путевки, бланки ценных бумаг — все это БСО. Требования к их оформлению и содержанию определяются законодательными актами различного уровня, в том числе и отраслевыми.

Подтверждают образование

Отдельной группой среди много-образия БСО стоят документы об образовании. Формы бланков, технические требования к документам государственного образца об образовании любого уровня утверждаются приказами Минобр-науки России. Среди таких требований — изображения государственных символов, оговоренный тип бумаги, наличие защитных элементов, голограмм. Каждый бланк должен иметь свой уникальный номер.

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет.

Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.

Бланк должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Законодательные нормы, регламентирующие порядок приобретения, учет, хранение документов, подтверждающих получение образования, определены рядом документов:

• Законом РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании» (далее — Закон № 3266-1);

приказами Минобрнауки России:

• от 10 марта 2005 г. № 65 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» (далее — Приказ № 65);
• от 9 марта 2007 г. № 80 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» (далее — Приказ № 80);
• от 23 марта 2007 г. № 92 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» (далее — Приказ № 92);
• от 28 февраля 2011 г. № 224 «Об утверждении порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов» (далее — Приказ № 224);
• от 22 мая 2000 г. № 1509 «Об утверждении инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении)» (далее — Приказ № 1509).

Получаем и храним

Полномочия по организации обеспечения документами государственного образца об уровне образования и (или) квалификации возложены на Минобрнауки России, (п. 5.20 постановления Правительства РФ от 15 мая 2010 г. № 337 «О Министерстве образования и науки Российской Федерации»).

Обеспечение образовательных учреждений БСО, подтверждающими образование, регламентировано положениями пункта 7 статьи 27 Закона № 3266-1. В соответствии с ними организация обеспечения образовательных учреждений и научных организаций, имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации в отношении федеральных образовательных учреждений, образовательных учреждений высшего профессионального образования и дополнительного профессионального образования, научных организаций осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.

Приобретенные бланки дипломов, аттестатов, академических справок поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т. д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.

Порядок поступления, учета, контроля бланков документов об образовании такой же, как и у иных БСО. Он определен постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее — Постановление № 359).

Руководитель учреждения должен создать необходимые условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. В приказах Минобрнауки России № 65, 80, 92, 224 указано, что бланки документов об образовании хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности, то есть в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и учитываются по специальному реестру. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается. Те же требования регламентируют и положения пункта 16 Порядка № 359.

Бланки документов, поступившие в организацию, принимаются работником, ответственным за хранение, в присутствии комиссии, созданной в учреждении. Приемка производится в день поступления БСО. Проверяются целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в первичных сопроводительных документах, и составляется акт приемки бланков. Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет (п. 15 Порядка № 359).

Для учета оборота бланков документов используются первичные учетные документы и регистры, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н).

Аналитический учет БСО, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица, ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, а также скреплены печатью (штампом). Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Инвентаризация бланков

Инвентаризация бланков строгой отчетности является обязательным мероприятием. Согласно пункту 17 Порядка № 359 она проводится одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесо-образно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.

Фактическое наличие бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия пересчитывает БСО. Проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Заключительный этап инвентаризации — сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовом учете по счетам бюджетного учета. Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которая является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки, то их следует списать, применяя Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Этот же первичный документ применяется и для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО. Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.

Для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО применяется Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Выявленные в ходе инвентаризации недостачи и излишки отражаются в бюджетном учете, а также проводятся мероприятия по установлению причин возникновения.

Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков с указанием сжигаемых номеров, если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.

В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этих бланков. Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.

Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо обеспечить внутренний финансовый контроль (регулярно проводить внезапные проверки). Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения. В составе приказа об учетной политике на текущий год руководителем образовательного учреждения утверждается график внутренних проверок. Назначенная комиссия согласно графику проверок производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц. По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений

Распишитесь в получении

Все имеет свое логическое завершение, в том числе и процесс обучения. В подтверждение этого образовательное учреждение или научная организация, имеющие государственную аккредитацию, выдают документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации (п. 2 ст. 27 Закона № 3266-1).

Если освоить учебную программу не удалось, то образовательное учреждение выдаст академическую справку установленного образца.

В приказах Минобрнауки России № 65, 80, 92, 224 указано, что для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом образовательном учреждении ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся необходимые для учета данные: порядковый регистрационный номер; фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку), номер бланка, дата выдачи, дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии, номер приказа об отчислении студента (слушателя), подпись руководителя подразделения, выдающего дипломы, подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности. Расписавшись в получении, выпускник получает долгожданный документ, а учреждение, давшее ему знания, ведет учет дальше.

В соответствии с пунктом 8 статьи 27 Закона № 3266-1 учреждения, осуществляющие выдачу документов государственного образца об образовании, ученых степенях и ученых званиях, представляют в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере образования, сведения о выданных документах путем внесения их в федеральный реестр, формирование и ведение которого происходит на электронных носителях, в целях информационно-технологического обеспечения проверки подлинности таких документов.

Ведение федерального реестра документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими его совместимость и взаимодействие с иными государственными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет БСО в образовательных учреждениях осуществляется на основании приказов Минфина России:

• от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
• от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 162н) — в отношении получателей бюджетных средств;
• от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н);
• от 23 декабря 2010 г. № 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 183н).

БСО, находящиеся на хранении и используемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения, учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации о их наличии. В целях обеспечения управленческого учета учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации. Учет по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности» ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи (абз. 2 п. 332 Инструкции № 157н). Положения пункта 337 Инструкции № 157н определяют порядок учета БСО:

• поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике);
• учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения;
• внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов;
• выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

В зависимости от типа учреждения учет ведется в соответствии с Инструкциями № 162н, 174н, 183н.

В автономном учреждении

Дебет 0 401 01 226

«Расходы по прочим работам, услугам»

Кредит 0 302 26 000

«Расчеты по прочим работам, услугам» — отражены расходы по приобретению бланков;

Дебет 0 302 26 000

«Расчеты по прочим работам, услугам»

Кредит 0 201 11 000

«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» — произведена оплата приобретенных бланков;

Дебет 03 «Бланки строгой отчетности»

— оприходованы БСО;

Кредит 03 «Бланки строгой отчетности»

— списаны БСО.

В бюджетном учреждении

Дебет 0 401 01 226

«Расходы по прочим работам, услугам»

Кредит 0 302 26 730

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» — отражены расходы по приобретению бланков;

Дебет 0 302 26 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Кредит 0 201 11 610

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» — произведена оплата приобретенных бланков;

Дебет 03 «Бланки строгой отчетности»

— оприходованы БСО;

Кредит 03 «Бланки строгой отчетности»

— списаны БСО.

В казенном учреждении

Дебет 0 401 01 226

«Расходы по прочим работам, услугам»

Кредит 0 302 26 730

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» — отражены расходы по приобретению бланков;

Дебет 0 302 26 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Кредит 0 201 11 610, 0 304 05 226

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам» — произведена оплата приобретенных бланков;

Дебет 03 «Бланки строгой отчетности»

— оприходованы БСО;

Кредит 03 «Бланки строгой отчетности»

— списаны БСО.