Оптимизация расходов

С. Н. Иванцова

В условиях рыночной экономики учреждения государственного сектора должны эффективно управлять своими расходами. Они ориентированы на осуществление финансово­хозяйственной деятельности с учетом достижения целей, ради которых созданы. Поэтому в современных условиях экономики повышается роль управленческого учета.

С. Н. ИВАНЦОВА, консультант

Сущностью управленческого учета в учреждении является обеспечение информацией о доходах и расходах для планирования, контроля, анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности.

Сопоставимость управленческого и финансового (бухгалтерского) учета определяется общими чертами:

• единые объекты учета;
• общепринятые принципы учета (прозрачность отчетности, соответствие ее законодательству и др.);
• использование общих методов учета (инвентаризация, документирование операций финансово-хозяйственной деятельности, калькулирование, группировка объектов и др.);
• использование одной и той же информации, однократный ее ввод в информационную систему и иные.

Поскольку доход учреждения государственного сектора является агрегированной суммой, управленческий учет целесообразно соотносить с центрами доходов (структурными подразделениями, договорами (государственными контрактами) по доходам — в бюджетном учреждении; сметой доходов — в казенном учреждении).

Для проведения соответствующего анализа удобно применять унифицированные отчетные формы:

• для бюджетных учреждений — Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
• для казенных учреждений — Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127).

При этом характеристика уровня экономической самодостаточности учреждения определяется:

• кадровой политикой;
• методом формирования затрат учреждения;
• характеристикой основных фондов (материально-технической оснащенностью);
• финансовым состоянием учреждения.

Проводимые операции по оптимизации расходов являются составляющей управленческого учета.

Анализ расходов

Оптимизацию расходов следует начать с анализа экономического содержания расходов по группе и структуре, с учетом источников финансового обеспечения.

Затраты учреждения при изготовлении готовой продукции, выполнении работ, оказании услуг делятся на:

• прямые;
• накладные;
• нераспределяемые.

При изготовлении одного (единственного) вида готовой продукции, работ, услуг все затраты, непосредственно связанные с производством готовой продукции, выполнением работ, услуг, относятся к прямым затратам (п. 134 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция 157н)).

Прямые затраты непосредственно относятся на себестоимость изготовления единицы готовой продукции, выполнения работы, оказания услуги.

Распределение накладных расходов производится одним из способов: пропорционально прямым затратам по оплате труда, материальным затратам, иным прямым затратам, объему выручки от реализации продукции (работ, услуг), иному показателю, характеризующему результаты деятельности учреждения. Способ распределения накладных затрат необходимо отразить в сформированной учетной политике. При этом учреждение организует учет затрат по экономическим элементам и по статьям калькуляции (в зависимости от отраслевых особенностей), по способу включения в себестоимость (прямые и накладные), по связи с технико-экономическими факторами (условно-постоянные и условно-переменные (накладные) с целью нормирования, лимитирования и т. д.).

В соответствии с пунктом 135 Инструкции № 157н общехозяйственные расходы учреждения, произведенные за отчетный период (месяц), согласно утвержденной учреждением учетной политике распределяются на себестоимость реализованной готовой продукции, оказанных работ, услуг, а в части нераспределяемых расходов — на увеличение расходов текущего финансового года.

Нераспределяемые расходы — расходы, которые не формируют себестоимость оказываемых работ, услуг. Например, налоговые обязательства, обязательные платежи, госпошлины, пени, штрафы и т. д.

Расходы учреждения государственного сектора целесообразно разделить на группы по источникам финансового обеспечения:

• деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации (бюджетная деятельность);
• приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения);
• средства во временном распоряжении;
• субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;
• субсидии на иные цели;
• субсидии на цели осуществления капитальных вложений;
• средства по обязательному медицинскому страхованию.

Структура расходов

Утверждая (проектируя) план оптимизации расходов учреждения, необходимо исходить из непосредственной структуры расходов, их приоритета (нужности), а также источника финансового обеспечения.

Оплата труда

Как правило, большая часть затрат учреждений (удельный вес) приходится на оплату труда работников и начисления на оплату труда.

По этой статье расходов следует провести анализ штатного расписания, штатной расстановки, применяемых надбавок, доплат, включая районный коэффициент и северную надбавку. Провести дифференциацию оплаты труда работников, выполняющих работы различной сложности, оптимизацию расходов на оплату труда вспомогательного, административно-управленческого персонала. Кроме того, необходимо проанализировать положение об оплате труда в части премирования работников с возможным внедрением механизмов системы рейтинговой оценки индивидуальных результатов работы. Ввести планирование аттестации работников с целью проверки их соответствия критериям перевода на эффективный контракт. Рассмотреть возможное внедрение в практику новой категории работников, осуществляющих работу вне стационарного рабочего места и вне места постоянного нахождения работодателя (дистанционные работники). При этом размеры окладов работников учреждений следует устанавливать на основе требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации с учетом квалификационных уровней соответствующих профессиональных квалификационных групп, сложности и объема выполняемой работы.

Возможна передача функций и полномочий по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности государственных (муниципальных) учреждений централизованной бухгалтерии, расширение аутсорсинга с учетом объема работы обслуживающего персонала.

В целях оптимизации расходов на содержание штатной численности учреждения, а также исключения дублирования функций работников проводится сокращение штатной численности работающих с учетом всех нюансов, связанных с указанной процедурой. Начиная мероприятия по сокращению штатной численности работающих, следует учесть преимущественное право на оставление на работе работников с более высокой производительностью труда и квалификацией. Категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации, утверждены статьей 179 Трудового кодекса.

Обратите внимание, что несоблюдение процедуры сокращения штатной численности влечет восстановление уволенного работника в должности, заработной платы за время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда.

Закупки товаров, работ и услуг

В части закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд необходимо оптимизировать:

• коммунальные услуги (оплата потребления электроэнергии, газа, водоснабжения, водоотведения, тепловой энергии). Целесообразно установить счетчики на воду, использовать энергосберегающие приборы. Сократить неэффективные затраты путем заключения энергосервисного договора (контракта). Использовать исправные электроприборы, техническое оснащение, приборы учета, осуществлять модернизацию газового котельного оборудования с переходом на автоматизированный блочно-модульный тип; внутреннего (искусственного) освещения зданий и сооружений с внедрением системы управления светодиодным освещением; системы теплопотребления зданий и сооружений с установкой автоматизированного индивидуального теплового пункта погодного регулирования. Предусмотреть возможность передачи части неиспользуемого недвижимого имущества в аренду с учетом норм Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 10 ст. 9.2), Закона от 3 ноября 2006 г. № 174‑ФЗ «Об автономных учреждениях» (п. 2 ст. 3);
• транспортные услуги. Целесообразно пересмотреть необходимость услуг перевозки работников (при наличии), расходы по оплате договоров гражданско-правового характера по оказанию услуг по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы; расходы на оплату договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, на оказание транспортных услуг. При этом обращаем внимание, что на указанную подстатью расходов относятся транспортные услуги в части командировок согласно заключенным договорам (государственным контрактам) с транспортными организациями;
• услуги связи (местной, междугородней, международной, услуги интернет-провайдеров, сотовой связи, абонентских номеров 8 800, почтовой связи). Целесообразно сократить выход на международную и междугороднюю связь работникам, в чьи функциональные обязанности не входит работа с иногородними контрагентами. Установить лимит расходов в денежном выражении на сотовую связь;
• работы, услуги по содержанию имущества. Контроль за соблюдением графика проведения необходимых работ, услуг по поддержанию работоспособности имущества учреждения. Своевременное обследование технического состояния (аттестация) объектов нефинансовых активов, осуществляемое в целях получения информации о необходимости проведения и объемах ремонта, определения возможности дальнейшей эксплуатации, ресурса работоспособности;
• арендную плату за пользование имуществом (при наличии). Целесообразно пересмотреть необходимость расходов по арендной плате в соответствии с заключенными договорами аренды недвижимого имущества (помещений) и его месторасположением, движимого имущества;
• прочие работы, услуги. Проверить необходимость таких работ. Исключить дублирование функций штатных работников, работников, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера; работ, услуг согласно заключенным договорам (государственным контрактам). В части использования рекламы предусмотреть формирование информационной базы об объеме и качестве предоставляемых в соответствии с государственным заданием государственных услуг (выполняемых работ) в сети интернет на сайте учреждения. Также необходимо учитывать возможность обмена электронными документами и сведениями с контрагентами, исключить деловую переписку на бумажном носителе, используя при этом электронную почту контрагентов в отдельных допустимых случаях;
• приобретение основных средств и материальных запасов. По результатам проведенной инвентаризации определить необходимость приобретения оборудования, оргтехники с учетом подлежащих ремонту (восстановлению). Согласно проведенному анализу использования материальных запасов на нужды учреждения и плану перспективного развития учреждения (в т. ч. возможного присоединения другого учреждения) учесть приобретение необходимых материальных запасов (расходных материалов).

Кроме того, необходимо осуществлять системный подход к применению внутреннего финансового контроля с учетом оценки эффективности бюджетных расходов, подготовки рекомендаций по их оптимизации.

В бухгалтерском (бюджетном) учете для формирования информации о затратах на производство готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг применяются группы счетов, содержащих соответствующий аналитический код группы синтетического счета согласно пункту 37 Инструкции № 157н и аналитический код вида синтетического счета объекта учета.

Распределение расходов

Распределение общехозяйственных расходов на себестоимость реализованной готовой продукции, произведенных работ, оказанных услуг в случае оказания учреждением нескольких видов государственных работ, услуг может осуществляться пропорционально объему оказываемых учреждением работ, услуг.

Например, бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного (муниципального) задания осуществляет четыре вида работ (см. таблицу 1). Распределение общехозяйственных затрат по работам (таблица 2).

Таблица 1

Таблица 2

Например, бюджетным учреждением при выполнении государственного (муниципального) задания учтены общехозяйственные расходы, в том числе:

• затраты на оплату труда работников, которые не принимают непосредственного участия в оказании государственной услуги;
• формирование в установленном порядке резерва на полное восстановление состава объектов особо ценного движимого имущества, необходимого для общехозяйственных нужд (основных средств и нематериальных активов), с учетом срока их полезного использования.

Бухгалтер сделает следующие записи с учетом аналитики распределения общехозяйственных затрат по работам пропорционально показателю, характеризующему результаты деятельности учреждения:

Дебет 4 109 80 200
«Общехозяйственные расходы учреждений»
Кредит 4 302 ХХ 730, 4 303 ХХ 730
«Увеличение кредиторской задолженности по принятым обязательствам», «Увеличение кредиторской задолженности по платежам в бюджеты»
— отражены общехозяйственные расходы в части начислений заработной платы и начислений на оплату труда;

Дебет 4 109 80 200
«Общехозяйственные расходы учреждений»
Кредит 4 104 ХХ 410
«Уменьшение за счет амортизации стоимости имущества учреждения»
— отражены общехозяйственные расходы в части начислений амортизации объектов особо ценного движимого имущества (основных средств и нематериальных активов);

Дебет 4 109 60 200
«Прямые затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг»
Кредит 4 109 80 200
«Общехозяйственные расходы учреждений»
— распределение общехозяйственных расходов при формировании фактической стоимости изготовления различных видов готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг на основании первичных учетных документов — Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с приложением расчета их распределения способом, утвержденным учетной политикой учреждения;

Дебет 4 401 10 130
«Доходы от оказания платных услуг»
Кредит 4 109 60 200
«Прямые затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг»
— отнесение фактической себестоимости выполненных работ, оказанных услуг в рамках исполнения государственного (муниципального) задания на уменьшение финансового результата учреждения текущего финансового года.

В случае осуществления операций общехозяйственных расходов в нераспределяемой части на себестоимость готовой продукции, работ, услуг, относимых на финансовый результат текущего финансового года, бухгалтер сделает запись:

Дебет 4 401 20 200
«Расходы экономического субъекта»
Кредит 4 109 80 200
«Общехозяйственные расходы учреждений».

Расходы филиалов

Начало работы по оптимизации расходов подведомственных учреждений лежит в оптимизации самой сети подведомственных учреждений (филиальной сети) и проводимых мероприятий:

проведение инвентаризации недвижимого имущества и земельных участков с возможностью передачи в казну, публично-правовым образованиям неиспользуемых зданий и помещений и т. д.;

• проведение инвентаризации транспортных средств и расходов, связанных с их обеспечением;
• проведение анализа расходов по источникам финансового обеспечения;
• создание единых централизованных информационных систем, включая системы учета и отчетности в организациях госсектора;
• использование единой электронной площадки для проведения закупок товаров, работ, услуг (с указанием в техническом задании места отгрузки товаров, оказания работ, услуг);
• мониторинг кредиторской задолженности, причин ее возникновения и принятия мер ее погашения;
• мониторинг дебиторской задолженности, причин возникновения и принятия мер ее погашения;
• реорганизация (путем ликвидации и (или) в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования).

Отметим, что чаще всего реорганизация государственных (муниципальных) учреждений осуществляется в форме присоединения.

Рассмотренные теоретические предложения по управлению расходами учреждений, выделению процессного системного подхода к их содержанию, а также концентрации ресурсов по приоритетным направлениям способствуют оптимизации расходов.

Управление дебиторской задолженностью

Проведение мероприятий по управлению дебиторской задолженностью необходимо начать с инвентаризации расчетов с контрагентами: дата возникновения, сроки исполнения (платежа), предусмотренные договором (государственным контрактом) пени, штрафные санкции.

Кроме того, следует учитывать существенность суммы дебиторской задолженности и соизмеримость с трудозатратами, материальными затратами.

Списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, с балансового учета учреждения осуществляется с момента принятия решения о ее списании комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов.

Решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов принимается с учетом:

• сведений, выявленных в ходе проведения инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;
• документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.