Покупки в интересах учреждения

О. Б. Воробьева

Как правило, покупки для нужд учреждения осуществляются подотчетным лицом в рамках выполнения трудовых обязанностей (функций). Рассмотрим нюансы приобретения товаров со стороны бухгалтерского учета.

О. Б. ВОРОБЬЕВА, аудитор

Нередко работник приобретает товары для нужд учреждения после завершения рабочего дня или до его начала. Такая ситуация, на первый взгляд, обыденна, и ничего особенного в ней нет. Однако, с одной стороны, покупка совершена в рамках трудовых отношений и в интересах учреждения, а с другой — работник потратил на нее личное время, в которое он свободен от выполнения трудовых обязанностей. То есть в одном небольшом вопросе сходятся вопросы учета рабочего времени и приобретение необходимых учреждению товаров подотчетным лицом.

График рабочего времени отражается в документах, регламентирующих режим рабочего времени в учреждении (трудовые договора с работниками, трудовые обязанности работников согласно положениям об отделах, департаментах, управлениях и т. д., табель учета рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, включая регламент сверхурочных работ).

Приобретать товары (канцелярские принадлежности, хозяйственные товары, ГСМ и др.) работник может:

• путем использования наличных денежных средств, выданных под отчет. Денежные средства выдаются работнику под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы;
• путем использования собственных наличных (безналичных) денежных средств, ожидая при этом компенсацию своих затрат. В рамках сформированной учетной политики учреждения утверждается регламент (порядок) покупки материальных ценностей (материальных запасов) в интересах учреждения.

Покупка «под отчет»

Денежные средства выдаются подотчетному лицу по распоряжению руководителя на основании письменного заявления подотчетного лица, с указанием в нем:

• размера (суммы);
• назначения (цели) аванса;
• срока выдачи (согласно сформированной учетной политике учреждения).

Дебиторская задолженность в сумме выданных денежных средств отражается на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденным приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, для учета расчетов с подотчетными лицами применяется Авансовый отчет (ф. 0504505).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н)).

Применяя современные технологии, учреждение вправе предоставлять денежные средства работнику под отчет через банковские карты с использованием банкоматов.

Пример 1

Работник, получив денежные средства с использованием банкомата, приобрел канцелярские товары на сумму 620 рублей.

Дебет 0 208 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— получены денежные средства работником с использованием банкомата в сумме 620 рублей;

Дебет 0 105 36 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 208 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»
— приняты к учету материальные запасы на сумму 620 рублей.

Обратите внимание, что при отсутствии в инструкциях по бухгалтерскому (бюджетному) учету корреспонденций счетов бухгалтерского учета по хозяйственной операции, производимой учреждением в соответствии с законодательством, учреждения имеют право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении учреждения функции и полномочия учредителя), определять необходимую для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей этим инструкциям.

Покупка за счет собственных средств

На практике порой возникают ситуации, когда работник приобретает товары для нужд учреждения, не получая денежных средств под отчет, с последующим возмещением. Рассмотрим покупку работником товаров для нужд учреждения за счет собственных денежных средств до начала рабочего времени и (или) по его завершении.

Время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с трудовым законодательством относятся к рабочему времени, является рабочим (ст. 91 ТК РФ). Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Однако эта норма не является незыблемой.

Работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, является сверхурочной (ст. 99 ТК РФ). Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия в определенных указанной статьей случаях. Из положений статьи 152 Трудового кодекса следует оплата за труд в повышенном размере.

Согласно статье 101 Трудового кодекса ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Привлечение работника в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя учреждения, указав причину привлечения к работе (время, место, необходимость использования автотранспорта, например при приобретении ГСМ).

С учетом изложенного учреждение обязано вести учет рабочего времени, утвердить порядок отражения возможных финансово-хозяйственных операций в своих внутренних локальных актах, включая сформированную учетную политику.

Согласно статье 419 Трудового кодекса лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено пунктами 3, 4 и 6 статьи 5.27 и статьей 5.27.1 КоАП России, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
• на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Бухгалтерский (бюджетный) учет

Согласно статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с применением обязательных реквизитов.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Момент покупки работником товаров за пределами норм рабочего времени должен найти свое отражение в регламенте (порядке), утвержденном учреждением по приобретению материальных запасов для нужд учреждения.

Согласно пункту 1 статьи 971 Гражданского кодекса операция, когда одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия, именуется договором поручения. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. При этом согласно Гражданскому кодексу право собственности возникает уже у доверителя (учреждения). Причем такая сделка должна быть оформлена письменно (ст. 161 ГК РФ).

Согласно общим принципам методологии бухгалтерского (бюджетного) учета бюджетного (автономного), казенного учреждения, принимая обязательство (денежное обязательство) по возмещению расходов работнику, необходимо учитывать доведенные лимиты бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) или утвержденный план финансово-хозяйственной деятельности соответственно. Принять к бухгалтерскому (бюджетному) учету денежное обязательство следует с применением счетов 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и 0 502 02 000 «Принятые денежные обязательства» с соответствующей аналитикой. В таком случае по договору поручения бухгалтерия обязана возместить потраченные работником денежные средства, приложив все необходимые документы.

Кроме того, согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Пример 2

Работник приобрел материальные запасы для нужд учреждения, представив в бухгалтерию первичные учетные документы с отметкой времени покупки после установленного трудовым договором на сумму 1 000 рублей. Трудовой договор оформлен на ненормированный рабочий день.

В заявлении с просьбой о возмещении понесенных расходов работник указал срочность и необходимость приобретения материального запаса. Авансовый отчет утвержден.

Согласно утвержденному внутреннему регламенту учреждения бухгалтер сделает следующие
записи:

Дебет 0 105 3Х 340
«Увеличение стоимости материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 208 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»
— приняты к учету материальные запасы на сумму 1 000 рублей;

Дебет 0 208 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выданы денежные средства работнику из кассы учреждения в сумме 1 000 рублей.

Аналогичная ситуация возникает при совершении хозяйственной операции, связанной с приобретением работником ГСМ до начала или после завершения рабочего времени. Производственная необходимость осуществления покупки за пределами норм рабочего времени следует также документально подтвердить.

Отметим, что субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством полномочий (п. 6 Инструкции № 157н).

Налог на прибыль

Согласно статье 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Налогового кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Кроме того, расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

При этом порядок оформления и применения форм первичных учетных документов, отсутствующих в соответствующих нормативно-правовых актах, может быть предусмотрен сформированной учетной политикой учреждения.