Штатное расписание
Начало финансово-хозяйственной деятельности учреждения любого статуса начинается со штатных единиц, которые и будут осуществлять уставную деятельность учреждения. Оформление структуры штата учреждения должно быть отражено в локальном акте учреждения — штатном расписании. Вопросы, как его составить, и особенности его оформления раскроем в этой статье.
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Для оформления штатного расписания необходимо определить структуру учреждения, профессии (соответствующие должности) в соответствии с целями и задачами учреждения, штатные единицы.
Как правило, этот вопрос входит в компетенцию сотрудников кадровой службы учреждения, экономистов по расчету труда и заработной платы. Однако штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер, экономист).
Определив вводные значения и показатели, ответственный работник формирует таблицу — штатное расписание.
Следует обратить внимание, что штатное расписание в соответствии с утвержденной структурой управления, схемами должностных окладов включает фонд заработной платы.
Обратите внимание! При установлении заработной платы в федеральных бюджетных учреждениях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений».
Так же при составлении штатного расписания следует учитывать нормы пенсионного законодательства, дающие льготы отдельным категориям работников при выходе на пенсию.
Необходимость составления и утверждения штатного расписания закреплена в Трудовом кодексе. Согласно статье 57 Трудового кодекса в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы.
Обратите внимание! В трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать наименованию должности, указанной в штатном расписании.
Также обязанность представить штатное расписание указана в пункте 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. № 81.
Порядок оформления
Согласно нормам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402?ФЗ) формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Начиная составлять штатное расписание, следует помнить об обязательных реквизитах, установленных Законом № 402?ФЗ. К ним относятся:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При этом следует помнить о том, что учреждение вправе создавать дополнительные реквизиты, необходимые для получения дополнительной информации (аналитики).
Формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Государственным комитетом Российской Федерации по статистике постановлением от 5 января 2004 г. № 1 (далее — Постановление № 1). Согласно Постановлению № 1 штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
В заголовочной части штатного расписания необходимо указывать наименование организации в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования его также можно указать.
При составлении штатного расписания следует обратить внимание на:
- дату составления;
- дату, с которой штатное расписание начинает действовать.
Обратите внимание! Указанные даты могут различаться, поскольку возможно утверждение нового штатного расписания в конце финансового года, а начало его действия распространяется с нового финансового года.
При заполнении графы 4 штатного расписания количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Этапы формирования штатного расписания
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
В силу статьи 1 Закона от 1 июня 2005 г. № 53?ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» в соответствии с Конституцией Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык, а также согласно пункту 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, при формировании названия должностей необходимо указывать полные наименования должностей на русском языке.
Целесообразно проводить утверждение штатного расписания ежегодно в случае вносимых изменений в течение текущего года.
При составлении и утверждении штатного расписания следует иметь в виду, что штатные нормативы являются максимальными исходя из конкретных условий работы, выделенных средств на содержание работников, хозяйственной целесообразности.
Штатная расстановка
Штатная расстановка является исключительно внутренним документом учреждения и утверждается внутренним локальным актом.
Структура указанного документа схожа со штатным расписанием, но при этом содержит информацию, отличную от штатного расписания.
Штатная расстановка имеет более полную информативную базу:
- фамилия, имя, отчество работника по занимаемой должности;
- табельный номер;
- совместительство работника по конкретной должности;
- свободные (вакантные) должности.
Обратите внимание! Содержание работников по штатному расписанию, на которое отсутствуют утвержденные в установленном порядке штатный норматив и штатный перечень (штат), не допускается.
Внесение изменений в штатное расписание
Внесение изменений в штатное расписание учреждения возможно при включении новых должностей в связи с изменением уставной деятельности, организационных мероприятий, реорганизации, изменений окладов работников, изменений наименований структурных подразделений, должностей.
Таким образом, любое из перечисленных изменений необходимо утвердить внутренним локальным актом учреждения.
Исключение должностей или отделов также оформляется приказом.
Исключение должностей из штатного расписания возможно:
- путем сокращения вакантной должности;
- путем сокращения численности.
В случае если учреждение принимает решение о сокращении численности, необходимо соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом (ст. 82, 180).
Кроме этого, необходимо в письменной форме уведомить работников, профсоюзный орган (при его наличии), службу занятости и предлагать имеющиеся или вновь открывшиеся в период уведомления вакансии.
При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.
В этом случае необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса: уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса.
В случае введения в штатное расписание должностей педагогических и медицинских работников следует обратить внимание на наличие соответствующей лицензии на право осуществления деятельности в соответствии с действующим законодательством и соответствующую запись в Уставе учреждения.
Изменение штатной численности бюджетного учреждения производится после внесения изменений в государственное задание учреждения на оказание государственных услуг (выполнение работ).
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня.
Однако необходимо помнить, что согласно статье 57 Трудового кодекса наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 Трудового кодекса предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие — в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, статья 73 Трудового кодекса устанавливает и специальный порядок таких изменений — работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Штатное расписание филиалов
Поскольку филиалы учреждения не являются юридическими лицами и не выступают работодателями для своих работников, а являются структурными подразделениями, штатное расписание филиала является частью общего штатного расписания всего учреждения в целом.
При этом руководителям филиалов могут быть переданы полномочия по утверждению штатного расписания своих филиалов. В таком случае при заполнении заголовочной части штатного расписания следует указать в графе «Наименование организации» полное наименование головной организации в соответствии с уставными документами.
Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение».
Внутренний контроль
При проведении контрольного мероприятия по расчетам с работниками предметом проверки является установление:
- соответствия ставок (окладов) заработной платы работников, по которым им производится начисление заработной платы, ставкам (окладам), установленным приказом руководителя при зачислении, увольнении и перемещении их в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
- правильности начисления заработной платы и иных выплат и их соответствия нормам положения об оплате труда и иным нормативным актам;
- правильности расчета среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении, расчете пособия по временной нетрудоспособности;
- правильности составления расчетно-платежной и платежной ведомостей;
- наличия табелей учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и их оформления;
- наличия записок-расчетов об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях и их оформления и др.
Что касается надбавок — надбавки стимулирующего и компенсационного характера могут назначаться за профессиональное мастерство и высокую квалификацию, разряд, ученую степень, отклонение от нормальных условий труда. Например, в учреждении могут быть установлены доплаты:
- за совмещение профессий и должностей;
- за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
- за расширение зон обслуживания или увеличение объемов работ;
- за сверхурочную работу;
- за работу в выходные и нерабочие праздничные дни;
- за работу в ночное время.
Часто возникает вопрос, является ли нарушением отсутствие штатного расписания.
Несмотря на то, что законодательством напрямую не указана необходимость наличия в учреждении штатного расписания, за его отсутствие учреждение может быть привлечено к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ как за нарушение законодательства о труде и об охране труда.
Указанное нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. руб., а на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).
Если данное нарушение совершено должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.